Als je het moeilijk hebt om deadlines te halen en om de balans te vinden tussen tijd voor je zaak en tijd voor vrije tijd, zijn er gelukkig een aantal dingen die je kan doen. Een van de basisvereisten voor goed time management is orde. Orde helpt je om taken binnen de beschikbare tijd en op het beste moment uit te voeren. Hoe je dat doet, leggen we voor je uit.
Van orde in de planning tot orde in de mailbox
Orde wil zeggen dat je je werkplek op orde hebt en dat alles een eigen en vaste plek heeft. Je bewaart je documenten in mappen die je op de juiste plek opbergt. Je houdt ook je werkplek schoon, zodat je geen last hebt van afleiding. En ook op je computer bewaar je alles ordelijk, in de juiste mappen en op de juiste plekken. Daarnaast betekent het dat je orde moet creëren in je planning. Dat je taken op de gepaste momenten doet, in de juiste volgorde en niet pas wanneer de deadlines naderen. Het bijhouden van een agenda, ongeacht of het nu een fysieke of een digitale agenda is, helpt om orde in je dagplanning te krijgen.
Neem bijvoorbeeld de e-mails. Zo’n mails, dat zijn echte tijdvreters. Als je elke keer dat je een mail krijgt je mailbox opent en meteen actie onderneemt, worden je activiteiten telkens opnieuw onderbroken. Nadien moet je je weer oriënteren en zo gaat er veel tijd verloren. Daarom is het beter om de mailbox bijvoorbeeld slechts een of twee keer per dag te openen, binnen de tijd die je daarvoor vrij hebt gemaakt. Veel zaken kan je bovendien automatiseren. In een mailprogramma kan je regels instellen, waarbij bepaalde mails automatisch naar specifieke mappen worden verplaatst. Niet elke map hoef je elke dag te bekijken. Daarmee schep je zowel orde in je mailbox als in je planning.
Taken gegroepeerd uitvoeren
Tijdens het ordenen van documenten steek je gelijksoortige documenten samen op een plek in een ordner. Zo moet je ook je activiteiten behandelen. Mentaal schakelen, kost tijd en dat moet je dus voorkomen. Als je bijvoorbeeld verschillende klanten moet bellen, plan je een beluurtje in. Dat gaat vlotter dan enkele factuurtjes verwerken, iemand bellen, mappen archiveren, weer even bellen, weer even archiveren, enzovoort. Het helpt ook als je bij bepaalde taken stoorzenders wegneemt, daarmee voorkom je concentratieverlies. Je kan bijvoorbeeld administratieve taken in een stille ruimte doen, weg van collega’s of zakenpartners die je kunnen storen. Je smartphone uitschakelen, helpt ook al.
Prioriteiten stellen en flexibiliteit inbouwen
Planning en orde zijn uiteraard belangrijk, maar het is nu eenmaal zo dat planningen vaak niet star zijn. Ineens komt er een dringende taak bij en dan moet je alles herschikken. Dat levert vaak stress op. In zulke situaties is prioriteiten stellen erg belangrijk. Prioriteiten kunnen stellen, zorgt ervoor dat je minder last hebt van keuzestress en levert meer voldoening op. In de praktijk bereik je ook je doelen sneller. Als je vaak met onverwachte zaken te maken krijgt, kan je dat inplannen. Je plant dan elke week vier flexuren in. Dat is een soort van vrije ruimte die je gebruikt voor onverwachte taken. Volgen de onverwachte taken niet? Spendeer het dan aan taken die weinig prioriteit hebben en die anders maar blijven liggen.
