Category

Verhuizen

Category

Verhuizen kan spannend zijn en je kunt ernaar uitkijken om een nieuw bedrijfspand te betrekken, maar niemand heeft ooit echt zin in het daadwerkelijk verhuizen zelf. Een verhuizing is uiteindelijk toch een hoop geregel en gesjouw met spullen en er gebeuren altijd wel dingen waardoor het niet zo loopt zoals verwacht of gehoopt. Er zijn dan ook een aantal potentiële valkuilen om in te trappen bij je zakelijke verhuizing. We zetten vijf van deze valkuilen op een rijtje, zodat jij ze kunt proberen te vermijden wanneer jij gaat verhuizen met je bedrijf.

Denken dat het zonder hulpmiddelen kan

Natuurlijk, met menselijke inzet kan er een hoop verplaatst worden. Jouw medewerkers kunnen best wel die ene dag de handen uit de mouwen steken om de inboedel van het bedrijf te sjouwen. Maar dat betekent niet dat je ze het niet makkelijker hoeft te maken. Je kunt bijvoorbeeld een steekwagen (of meerdere) aanschaffen, zodat er meer dozen tegelijkertijd verplaatst kunnen worden zonder dat iemand er rugpijn voor hoeft op te lopen. Je wilt immers ook niet dat jouw bedrijfsverhuizing ervoor zorgt dat er medewerkers in de lappenmand komen te zitten. Zorg dus voor zo’n steekwagentje. Die komt later vaak nog eens van pas bij het verplaatsen van zware spullen.

Niet goed inschatten hoe lang het gaat duren

Al ben je nog zo’n optimist, te krap plannen gaat geheid voor problemen zorgen. Een verhuizing loopt zelden volgens plan of sneller dan verwacht. Onderschat niet hoeveel tijd er voor nodig is om je bedrijfsverhuizing te voltooien. Kijk dus uit met toezeggingen aan klanten. Verras ze liever met een levering die sneller is dan verwacht. Plan je ruim, dan is er ook minder reden om te stressen tijdens de verhuizing.

Verhuizen met je bedrijf

De ruimte verkeerd inschatten

Er zijn verschillende scenario’s waarbij je moet indikken met je bedrijf. Mogelijk lopen de zaken niet zo best en moet je daarom noodgedwongen naar een kleinere kantoorruimte verhuizen. Of je verhuist naar een betere locaties, maar moet vanwege de beperkingen van je budget wel genoegen nemen met een kleinere ruimte. Hoe dan ook, moet je je nieuwe bedrijfsruimte goed uittekenen om te zien wat je er precies in kwijt kunt. Het is immers onpraktisch wanneer je er ter plekke achter komt dat je veel te veel spullen op een te beperkte ruimte kwijt wilt. Een overvol kantoor is voor niemand prettig. Neem daarom bij je verhuizing afscheid van de spullen die niet op het nieuwe adres passen, of sla deze spullen tijdelijk op in een gehuurde opslagruimte.

Internetverbinding niet op tijd regelen

Een werkende internetverbinding op je nieuwe bedrijfslocatie is cruciaal. Het is niet voor te stellen hoeveel er opeens niet meer kan als je zonder internet zit; veel bedrijfsprocessen lopen dan vast. Daarom moet je ervan verzekerd zijn dat je op je nieuwe locatie werkend internet hebt op het moment dat je deze locatie betrekt. Dat betekent dat je dit op tijd moet gaan regelen, want er is altijd sprake van een levertijd. Bij voorkeur heb je al werkend internet, getest en al, voor de dag van je verhuizing.

Vergeten je adreswijziging door te geven

Vergeet niet dat verschillende instanties op de hoogte gebracht moeten worden van jouw adreswijziging. Dat regel je niet met één druk op de knop. Je moet je bank op de hoogte stellen, de Kamer van Koophandel, je eventuele verzekeraars en niet te vergeten je leveranciers en klanten. Maak van tevoren een lijst met iedereen die op de hoogte gebracht moeten worden. Laat je medewerkers de lijst aanvullen. Laat je dit na, dan gaat dat in de toekomst problemen opleveren.

Een zakelijke verhuizing kan nogal wat verhuisstress opleveren. Er moeten namelijk en hoop waardevolle spullen verhuisd worden en er moet zo min mogelijk werktijd verloren gaan. Dat is een hele klus en daar komt veel voorbereiding bij kijken. Om die voorbereiding vlekkeloos te laten verlopen, hebben wij een checklist voor u opgesteld. Op die manier vergeet u geen enkele stap in de voorbereiding van uw zakelijke verhuizing.

Checkpunt 1: Opruimen

Het eerste punt op onze checklist verhuizen is opruimen. Begin hier ruim van te voren mee aangezien dit nog een hele klus kan zijn. Door de jaren heen wordt er meestal niet opgeruimd en belanden veel spullen in een berging of opberghok waar vervolgens niemand meer naar omkijkt. Dat zorgt ervoor dat er enorm veel spullen opstapelen waarvan het niet duidelijk is wat ermee moet gebeuren. Dat sorteren kost dus nogal wat tijd. Om op te ruimen bepaalt u een paar dingen:

  • Is het kapot
  • Is het langer dan een jaar niet gebruikt
  • Is het nuttig

Kapotte spullen kunt u bijvoorbeeld op een stapel leggen, net als de spullen die langer dan een jaar niet zijn gebruikt en artikelen die niet nuttig zijn zoals decoraties. Laat wanneer niet alle spullen van u zijn, aan uw collega’s weten dat deze drie stapels er een week liggen en dat na die week alles weggaat waar geen opmerking over is geplaatst. Op die manier bent u meteen van alle rotzooi af en start u fris in een nieuw kantoor.

Checkpunt 2: Inventariseren

Door al uw spullen te inventariseren weet u in een oogopslag wat er allemaal meegaat met de verhuizing. Dan weet u het meteen wanneer er iets mist na de verhuizing. Daarnaast kunt u hierdoor een inschatting maken van de benodigde verhuisdozen en grote van de verhuiswagen. Een verhuislijst is een handig hulpmiddel voor wanneer u zakelijk gaat verhuizen. Daardoor kunt u ook alvast een verdeling van de spullen maken voor in uw nieuwe kantoorpand.

Checkpunt 3: Zoek een verhuisbedrijf

Voor een zakelijke verhuizing heeft u eigenlijk altijd een verhuisbedrijf nodig omdat er veel kostbare spullen mee moeten. Daarnaast helpt een verhuisbedrijf u wanneer u twijfels heeft over het formaat verhuiswagen en de hoeveelheid verhuizers. Vaak kunt u vrijblijvend adviezen vragen en daarnaast kunt u door de ervaring van opgeleide verhuizers, uw spullen gerust overhandigen. Op die manier weet u zeker dat al uw kostbare spullen veilig naar het nieuwe kantoorpand gebracht worden.

Dubbel check?

Zakelijk verhuizen

Door al deze aspecten uit te voeren bent u ervan verzekerd dat uw bedrijfsverhuizing zonder stress verloopt. Verhuisstress is verleden tijd en u heeft genoeg verhuismaterialen zoals verhuisdozen en verhuizers. Zeker het in de arm nemen van een verhuisbedrijf zorgt ervoor dat u gerust de verhuizing ingaat. Zij hebben veel ervaring met bedrijfsverhuizingen en helpen u met bijvoorbeeld zware objecten. Ook al uw kostbare apparatuur zoals computers zijn veilig. Door op tijd te beginnen met opruimen en het inschakelen van een verhuisbedrijf weet u zeker dat uw werknemers zo snel mogelijk aan de slag kunnen op hun nieuwe werkplek.

Een bedrijfsverhuizing kan een flinke klus zijn. Waardevolle machines en materialen moeten zorgvuldig vervoerd worden. Behalve dat zijn er natuurlijk ook grote items die veilig van locatie A naar locatie B gebracht moeten worden. Met deze tips kun je een bedrijfsverhuizing optimaal laten verlopen.

1. Verpakkingsmaterialen

Een van de belangrijkste zaken bij iedere verhuizing is wel de aanschaf van de juiste verpakkingsmaterialen. Bubbelplastic, verhuisdekens en piepschuim zijn slechts een greep uit het assortiment verpakkingsmaterialen. Welke materialen je ook besluit aan te schaffen, je ze nodig, en in grote mate. Wanneer je bedrijfsitems goed verpakt zijn voorkom je extra gedoe en mogelijke schade achteraf.

2. Begin op tijd

Een tweede belangrijk punt is het aanhouden van een goede planning en structuur. Begin op tijd! Bestel verpakkingsmaterialen online en laat ze enkele dagen voor de verhuizing al naar locatie schepen. Online aanbieders als Profipack bieden een grote variatie aan materialen aan voor de verhuizing – en vaak tegen een zeer aantrekkelijk tarief. Probeer ook voor de verhuizing ongebruikte items vast in te pakken. Op deze manier is de uiteindelijke last op de dag zelf al een stuk minder.

3. Verhuis veilig

Ga voor de verhuizing bij je verzekeraar na of het bedrijfsassortiment ook gedurende de verhuizing verzekerd is. Is dit niet het geval, sluit dan een extra verzekering af. Probeer waar nodig ook vooraf afmetingen op te nemen. Zo weet je precies welke items wel, en welke items niet door de deur passen.

4. Rolverdeling

Mocht je geen verhuisbedrijf inschakelen, dan is een goede rolverdeling van groot belang. Verdeel taken en rollen onder de vrijwilligers die helpen met de verhuizing, en zorg dat ieder iets doet dat bij hem of haar past. Wanneer iedereen zich aan zijn of haar taken houdt kan de verhuizing soepel en gestructureerd verlopen.

5. Bescherm jezelf

Een bedrijfsverhuizing gaat vaak gepaard met het verhuizen van grote, zware materialen. Zorg dus dat zowel jijzelf als overige verhuizers beschermd zijn tegen eventueel vallen of stoten. Werkschoenen en eventuele andere beschermende werkkleding zijn zeker geen overbodige luxe.

6. Vergeet de administratie niet

Probeer vooraf alle administratieve zaken vast te regelen. Op de verhuisdag zelf, of na de verhuizing, zijn dit namelijk zaken die gemakkelijk vergeten kunnen worden. Geef de adreswijziging door bij eventuele abonnementen en verhuis ook energie en watercontracten naar de nieuwe locatie. Vergeet ook vooral de website, visitekaartjes en andere promotionele materialen niet. Het zou wel erg vervelend zijn als je klant je niet meer kan vinden.

Veel bedrijven wisselen nog wel eens van locatie. Vooral starters en minder grote bedrijven verhuizen vaak. Bij zo’n verhuizing komt nogal wat kijken. Denk aan een uitbreiding of juist een verkleining van de ruimte. Of denk aan een geheel andere stad of omgeving. Over het algemeen is zo’n verhuizing zelf op te lossen. Hier een aantal tips.

Adres wijziging

Misschien wel de belangrijkste handeling bij het verhuizen: het adres wijzigen. Zo ontvang je zo snel mogelijk weer de goede post en loop je geen belangrijke post mis. In praktijk gebeurt dit helaas nog wel. Er zal altijd wat post op het oude adres afgeleverd worden die eigenlijk voor jou is bedoeld. Denk dan vooral goed na wie allemaal jouw oude adres heeft om te voorkomen dat jij belangrijke informatie misloopt. Wijzig je adres dan ook zo spoedig mogelijk bij jouw nauwe contacten. Soms weet je niet of sommige relaties van je het juiste adres hebben van jouw locatie. In zo’n geval kan je de PostNL doorstuur service raadplegen. PostNL neemt dan de taak op zich om jouw post door te laten sturen op het nieuwe adres. Deze doorstuur service is goed te betalen.

Afval

Bij een verhuizing is er altijd veel afval. Er zijn verschillende soorten afval. Bedrijfsafval is namelijk belangrijker dan het overige afval. Zorg dan dus ook dat je genoeg aandacht besteedt aan bedrijfsafval. Sommige informatie moet niet in de verkeerde handen komen. Een rolcontainer kan dan goed van pas komen. Het afval wordt dan bij elkaar verzameld en zo goed mogelijk verwerkt. Het bedrijf Milieu Service Nederland kan voor jou het afval verwerken en verwijderen.

Verhuiswagen/busje huren

Het juiste vervoer is een aandachtspunt tijdens het verhuizen. Wanneer je op eigen houtje je verhuizing regelt, zal je ook een busje moeten huren. Dit busje moet wel meer dan 10 m3 inhoud hebben. Zo hoef je minder vaak op en neer te gaan rijden. Verschillende bedrijven verhuren deze busjes. Denk aan Europcar of Hertz. Let wel op het aantal vrije kilometers. Hoe meer vrije kilometers, hoe minder je uiteindelijk hoeft te betalen.

Tijdelijke opslag

In sommige gevallen is het handig op een tijdelijke opslag te hebben. Vooral wanneer je op een kleinere locatie overgaat, kan deze opslag een uitkomst bieden. In Nederland zijn er veel bedrijven die dit soort plekken verhuren. Een voorbeeld van zo’n bedrijf is Easybox met locaties in onder andere Roosendaal en Amersfoort.

Nutsdiensten

Nutsdiensten als internet en energie zijn erg belangrijk binnen een bedrijf. Kijk dan ook of je oude abonnementen kan mee verhuizen. Als dit dan niet mogelijk is, zorg dan dat je snel overstapt. Het is sowieso handig om elk jaar te kijken of er andere goedkopere abonnementen voor jou zijn. Deze veranderen namelijk ieder moment.

Ga jij zakelijk naar een nieuwe locatie verhuizen? Dan komt er natuurlijk veel op je af. Wij geven je 10 praktische tips die je helpen om de verhuizing makkelijker en sneller te laten verlopen.

  1. Het juiste verhuisbedrijf

Het is belangrijk dat je kiest voor een verhuisbedrijf met veel ervaring in bedrijfsverhuizingen. Meestal kan je aan de website van het verhuisbedrijf al zien of de partij volgens heldere plannen te werk gaat of niet. Op Verhuisbedrijfdraagkracht.nl zie je bijvoorbeeld duidelijk dat de werkwijze heel goed georganiseerd is.

  1. Zet je medewerkers in

Het is goed om iedere medewerker met de eigen werkplek aan het werk te zetten. Laat hen direct alle zaken van hun werkplek controleren, zodat onbelangrijke zaken niet worden ingepakt, maar direct worden weggegooid.

  1. Ontmoet het verhuisbedrijf

Een goed verhuisbedrijf voor je bedrijfsverhuizing is een onderneming die minimaal één keer op je locatie komt om de situatie te bekijken. Een bedrijfsverhuizing kan nooit 100% worden geregeld als de ruimte niet is gezien door de verhuizer.

  1. Eén aanspreekpunt

Zorg dat er binnen het bedrijf iemand is die alle zaken coördineert, zodat er ook maar één aanspreekpunt is voor iedereen die met vragen zit. Zo houd je de zaken makkelijk helder.

  1. Een traplift aanvragen

Ga je verhuizen vanaf een hoger gelegen verdieping of juist naar een hoger gelegen verdieping? Dan kan het heel handig zijn om een traplift te gebruiken voor de bedrijfsverhuizing. Je bespaart tijd, geld en spierpijn. Je kunt heel voordelig een traplift huren om de verhuizing makkelijker te maken.

  1. Regel ook de financiën van tevoren

Bedrijfsverhuizingen zijn kostbaar. Natuurlijk ga je er over het algemeen op vooruit in de toekomst, maar je moet eerst investeren voordat je kunt binnen harken. Is het nodig om een zakelijke lening af te sluiten voor de verhuizing en het in orde maken van de nieuwe locatie? Informeer je zelf goed over zakelijke leningen en zorg dat het op tijd geregeld is.

  1. De organisatiecultuur

Het kan handig zijn om de bedrijfsverhuizing direct ook in het teken te zetten van verandering van de organisatiecultuur, zodat er echt een frisse start gemaakt kan worden op de nieuwe locatie.

  1. Een goede plattegrond

Het is handig om een detailplattegrond van de nieuwe locatie te hebben, zodat je deze kunt meegeven aan de verhuizers. Dan weet je zeker dat de bedrijfseigendommen direct op de juiste plek terechtkomen.

  1. Data en telefonie

Als er iets goed geregeld moet zijn, dan is het wel de data en telefonie. Zorg ervoor dat dit tot het laatste moment werkt op de oude locatie en vanaf het eerste moment werkt op de nieuwe locatie.

  1. Laat je niet gek maken

Een bedrijfsverhuizing is stressvol. Dat is begrijpelijk, maar je hebt ook met anderen te maken. Je medewerkers hebben er niets aan als jouw hoofd omloopt van de stress. Het komt goed, dus houd het gezellig voor iedereen.