Category

Boekhouding

Category

goedkoop is. Wanneer je zelf aan de slag gaat met een boekhoudprogramma moet je er dan weer de nodige tijd in investeren. Gelukkig kan je een en ander doen om jouw boekhouding sneller en efficiënter te voeren. Onderstaande acht tips kunnen daar als geen ander tot bijdragen.

# 1. Vraag digitale verzamelfacturen

Tegenwoordig voert bijna iedereen een digitale boekhouding. Papieren facturen lijken dan ook niet in het rijtje te passen en moeten vooraf worden gescand. Digitale facturen zijn niet alleen goed voor het milieu maar ook nog eens eenvoudiger te verwerken in het inkoopboek. Het is bovendien des te handiger wanneer je kan vragen om verzamelfacturen.

Soms kan je ook zelf het nodige doen. Zo bestaan er nu al betaalkaarten voor alle vervoerskosten, gaande van tankkaarten tot parkeerbeurten. Op die manier krijg je een maandelijkse afrekening voor de kostenpost ‘vervoer’. Extra handig, toch?

# 2. Zet in op automatiseren

Steeds meer boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om periodieke facturen aan te maken. Hierbij kan je terugkomende uitgaande facturen meteen voorprogrammeren opdat je ze niet maandelijks opnieuw hoeft aan te maken. Ook automatische koppelingen met andere systemen zijn interessant. Denk maar aan een koppeling met jouw webwinkel of met de Belastingdienst. Omdat niet ieder boekhoudprogramma even eenvoudig te koppelen is, ga je best ten ore bij overkoepelende vergelijkdiensten zoals vergelijk boekhoudprogramma.

# 3. Optimaliseer het debiteurenbeheer

Voor de liquiditeit van jouw zaak is een goed debiteurenbeheer cruciaal. De meeste boekhoudprogramma’s bezitten hulpmiddelen voor een efficiënter liquiditeitsbeleid: openstaande facturen nauwlettend in het oog houden, het monitoren van herinneringen en informatie met betrekking tot aanmaningen zijn zeker geen uitzondering.

# 4. Betaal enkel met je zakelijke betaalpas

Op voorwaarde natuurlijk dat het gaat om zakelijke aankopen. Natuurlijk kan je ook in jouw boekhouding correcties uitvoeren, maar dat vergt extra werk en tijd. Het is veel eenvoudiger en efficiënter om reeds bij de aankopen de betalingen van elkaar te scheiden.

# 5. Maak gebruik van beeldherkenning

Er bestaan steeds meer applicaties die via beeldherkenning automatisch facturen in jouw boekhouding kunnen verwerken. Met jouw smartphone neem je dan snel even een foto van een inkomende factuur, waarna je meteen de boeking kan controleren. Natuurlijk biedt niet ieder programma de mogelijkheid tot zo’n koppeling, maar voor zij die nog steeds veel fysieke facturen ontvangen is het echt wel een meerwaarde.

# 6. Kies voor een online boekhouding

Met een online boekhouding kan je overal aan de slag en behoud je een voortdurend inzicht in jouw administratie. Ook op de trein kan je dus nog even jouw automatische boekingen controleren. Uiteraard resulteert dat in een fikse tijdsbesparing achteraf.

# 7. Uitstel is geen afstel

Wanneer deadlines naderen, is de boekhouding vaak het eerste wat wordt uitgesteld. Maar uiteindelijk zal het toch moeten gebeuren, terwijl het niet langer vers in het geheugen zit en je jezelf allerhande vragen stellen kan. Door meteen jouw inkomende en uitgaande facturen te boeken voorkom je verwarring, wat de efficiëntie ten goede komt.

# 8. Automatische herinneringen

Via sommige boekhoudprogramma’s kan je debiteuren automatisch een herinnering verzenden indien ze niet binnen de wettelijke termijn betaalden. Dat bespaart heel wat werk en moeite, terwijl ook dit het liquiditeitsbeheer een boost zal bezorgen. Handig, toch?

 

Bent u van plan om een eigen zaak te beginnen, zorg er dan voor dat u vanaf het begin een zakelijke rekening hebt. Het hebben van een zakelijke rekening is dan wel niet verplicht met het staat wel zo professioneel en is een stuk handiger.

Het hebben van een zakelijke rekening heeft vele voordelen.

  • Overzicht
    Een van de belangrijkste redenen om een zakelijke rekening te openen, is het hebben van overzicht. Zowel van uw privé geldstroom als uw zakelijke geldstroom. Het is lastig uw financiële gegevens uit elkaar te houden als beide geldstromen op een rekening hebt staat. Mocht het dan een keer nodig zijn een overzicht te hebben van uw zakelijke geldstromen dan kost dit u veel tijd om uit te zoeken. Ook wanneer de belastingdienst bij u op de stoep staat voor een controle is het hebben van een privé en zakelijke rekening geen overbodige luxe.
  • Professionaliteit
    Stel u zelf eens de vraag ‘Hoe serieus neemt u een bedrijf als u geld moet over maken naar een privé rekening?”. Waarschijnlijk is het antwoord niet. Ook wanneer u zakelijk krediet nodig heeft of een ander financieel product is een zakelijke rekening noodzakelijk.
  • Voor-en nadeel zakelijke rekening
    Het nadeel van een zakelijke rekening is dat het jaarlijks kosten met zich meebrengt. Echter verschillen de kosten hiervan per bank. Daarnaast bestaat de kans dat de transacties die plaatsvinden een klein bedrag met zich meebrengen.Gelukkig krijgen starters bij veel banken ook voordeel. Zo ontvangt u bij de ABN AMRO een jaar gratis internetbankieren, een jaar lang gratis standaard betalingsverkeer en een gratis koppeling met je online boekhoudpakket. Bij de Rabobank betaalt u de eerste 2 jaar geen kosten voor het efficiënt betalingsverkeer, kunt u gratis Rabo Internet- en mobielbankieren en kunt u van de Rabo WereldPas kosteloos gebruik maken. Bij de ING ontvangt u o.a. 40% korting op Microsoft Office 365 met installatie op 2 apparaten, € 100 advertentietegoed en 5 weken gratis ondersteuning van Google bij besteding van € 25, 6 maanden gratis boekhouden met Exact Online inclusief gratis training en 1 jaar gratis e-mailmarketing met Yeshello.

Kort gezegd komt het er als starter op neer dat het vele voordelen biedt om een zakelijke rekening te openen. Maar vergelijk de verschillende banken voor de korting die het beste bij u past.

Dat het verplaatsen van de boekhouding van papier naar de computer veel voordelen bood, dat zagen de meeste ondernemers en boekhouders wel in. Dat het kiezen voor online boekhouden dezelfde soort voordelen met zich meebrengt, dat is echter nog lang niet bij iedereen bekend. Zij die het nog niet weten, weten niet dat een boekhoudprogramma via internet te gebruiken is en dat deze programma’s in sommige gevallen zelfs beduidend goedkoper zijn. Bovendien zijn er ook nog een aantal andere voordelen waar je van kunt genieten zonder dat het je ook maar één extra muisklik hoeft te kosten.

De snelheid
In de eerste plaats is online boekhouden natuurlijk vooral voordeliger omdat het sneller en doeltreffender is. Alle handelingen die je doet kunnen bijvoorbeeld direct worden doorgegeven aan je accountant. Dit betekent dat je de boekhouding dus niet meer hoeft te brengen of te laten ophalen. Dit is goedkoper omdat het flink wat minder uren kost. Bovendien kan letterlijk een seconde nadat de btw-periode is afgesloten direct de belasting opgeroepen worden. Dit geeft je dus flink meer mogelijkheden als ondernemer. Dit is natuurlijk ook gemakkelijker voor de bedrijfsvoering.

Onderhoud

Een groot voordeel van online boekhouden is dat het programma altijd aan de laatste eisen voldoet. In het verleden moest je na enige tijd updates aanschaffen. Of dit nu online gebeurde en je het moest downloaden of het gebeurde door middel van een extra pakket, het was altijd ingewikkeld. Nu hoef je niets meer te doen. De ontwikkelaar kan dit immers zelf op elk moment doen. De ene dag log je in op de oude versie en de volgende dag log je in en heb je direct de geüpdatete versie te pakken.

De kosten
Tot slot is het voordeel van een boekhouding die je online doet te vinden in de kosten. In het verleden moest je op enig moment een investering doen en die dan afschrijven. Tegenwoordig kun je gewoon met abonnementsvormen werken. Dat betekent dus dat je de kosten beter over het jaar kunt laten uitspreiden. Dit is vooral handig omdat je dan beter inzicht hebt in je financiële situatie op elk moment.

Boekhouden en ondernemen zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Er zijn tegenwoordig tal van boekhoudoplossingen om uw boekhouding te (laten) doen. U gaat uiteraard voor de boekhoudoplossing, die het beste aansluit bij uw behoeften en bedrijfsvoering. Maar welke oplossingen zijn er en hoe maakt u een keuze? Van online boekhouder, traditioneel administratiekantoor tot zelf aan de slag met online boekhouden. Wij hebben de mogelijkheden voor u op een rij gezet.

Online boekhouder zorgt voor gemak en expertise
Steeds meer ondernemers kiezen voor online boekhoudgemak. Vaak biedt een online boekhouder dezelfde diensten als een traditionele boekhouder, alleen hangt er een goedkoper prijskaartje aan. Bij een online boekhouder levert u uw (inkoop)facturen digitaal aan en worden deze vrijwel direct in uw boekhouding verwerkt. U heeft online inzicht in uw resultaten waar en wanneer u maar wilt. Dit betekent dat u zelf het overzicht houdt. U heeft u grip op uw bedrijfsvoering en kunt bijsturen als het nodig is. Ook is een online boekhouder op de hoogte van actuele wet- en regelgeving. Op deze manier voldoet uw online administratie altijd aan de eisen van de Belastingdienst. Vragen stelt u telefonisch, per e-mail of per chat aan de online boekhouder op het moment dat het u uitkomt.

Persoonlijk contact bij een traditionele boekhouder
Het uitbesteden van uw boekhouding aan een traditionele boekhouder is ook een mogelijkheid. Ondernemers die voor een traditionele boekhouder kiezen, kiezen vaak voor een lokale boekhouder. Dit betekent, dat u uw inkoop- en verkoopfacturen fysiek bij deze boekhouder aanlevert en dat deze voor u in de boekhouding worden verwerkt op het moment dat het bij de boekhouder uitkomt. De boekhouder neemt vaak ook uw belastingaangiften uit handen en is op de hoogte van wet- en regelgeving. Ook kunt u met uw (ondernemers)vragen bij de boekhouder terecht.

Zelf aan de slag met online boekhouden
U kunt ervoor kiezen om zelf te starten met online boekhouden via online software. Op deze manier houdt u zelf het overzicht en kunt u als het nodig is bijsturen. Wel vraagt het om kennis van boekhouden en fiscale wet- en regelgeving. Om bijvoorbeeld van bepaalde fiscale aftrekposten gebruik te kunnen maken, is het nodig om uw online administratie op orde te hebben en moet u aan de eisen van de Belastingdienst voldoen.

Het is belangrijk om vooraf te bepalen hoeveel (inkoop)facturen u per maand moet verwerken. Als u slechts een paar (inkoop)facturen per maand heeft, dan is het voor u wellicht eenvoudig om zelf aan de slag te gaan met online boekhouden. Gaat het om grotere aantallen, dan bespaart u veel tijd en moeite door het uit te besteden aan een (online) boekhouder. Bijkomend voordeel is, dat u al uw tijd kunt besteden aan uw klanten en werkzaamheden.

Van online boekhouder tot zelf doen
De boekhoudoplossingen zijn divers en lopen uiteen van zelf online boekhouden tot het uitbesteden van uw boekhouding aan een traditionele of online boekhouder. De boekhouding moet simpelweg op orde zijn. Maar het is ook prettig als u zo min mogelijk belasting betaalt. Welke keuze u ook maakt, kijk wat past bij uw wensen en portemonnee. Bepaal vooraf of u zelf beschikt over voldoende boekhoudkennis, hoe complex uw boekhouding is, hoeveel tijd u aan uw boekhouding wilt besteden, hoe actueel uw inzicht in uw cijfers moet zijn en hoeveel geld u aan uw boekhouding wilt uitgeven. Dit helpt u om de juiste keuze voor uw onderneming te maken.

Het bij elkaar zoeken van losse bankafschriften en opsturen naar de accountant is verleden tijd voor ondernemers, aangesloten bij de ABN AMRO bank. Middels de directe koppeling tussen Twinfield online boekhouden en de ABN AMRO bank worden alle bankafschriften van de ondernemers vanaf nu automatisch verwerkt . ‘Je kan je wel voorstellen hoeveel tijdswinst dit voor de ondernemer oplevert’ aldus Job Lammers, Product Manager van Twinfield, die verwacht dat in de toekomst alle ondernemers op deze online manier te werk gaan.

Waar voorheen ieder bankafschrift zorgvuldig werd opgeborgen voor de boekhouding worden ABN AMRO afschriften nu direct online ingelezen in de boekhouding. Dit biedt dubbel voordeel voor de ondernemer aldus Lammers. ‘Niet alleen efficiëntievoordeel maar er is ook meer tijd voor coaching en financieel advies. Juist in tijden van economische tegenspoed zijn economische adviezen van je accountant namelijk onmisbaar.’

Nooit meer facturen opsturen
De mogelijkheid voor het automatisch verwerken van bankafschriften heeft Twinfield ook voor facturen in het leven geroepen. Facturen hoeven niet verzameld en opgestuurd te worden naar de accountant maar kunnen direct  online worden opgesteld en in de administratie worden verwerkt. Voor dit facturatie-abonnement voor ondernemers geldt nu een speciale overstapregeling. Kijk voor meer informatie op www.administratie.nl.

Over Twinfield
Twinfield International N.V. is marktleider op het gebied van online boekhouden in Europa. Op dit moment worden er meer dan 80.000 administraties via Twinfield gevoerd in 22 landen. Online boekhouden via Twinfield richt zich op flexibel boekhouden voor zowel kleine- als grote organisaties. Hierbij wordt op een efficiënte, veilige en directe manier informatie gedeeld met een administratie- of accountantskantoor. Voor meer informatie zie http://www.twinfield.nl

Accounts- en administratiekantoren laten voordeel liggen in het efficiënt delen van betrouwbare informatie. Slechts een klein percentage van de accountants maakt gebruik van nieuwe elektronische mogelijkheden om bijvoorbeeld vanuit de boekhouding direct aangiftes van de belasting voor hun relaties te verzorgen, ondervindt Twinfield, marktleider in online boekhouding. Om dit te verhogen en maximaal efficiencyvoordeel voor ondernemers te behalen lanceert Twinfield een XBRL-ready certificatie. XBRL is een rapportagestandaard die het elektronisch uitwisselen van betrouwbare gegevens via het internet vergemakkelijkt.

‘Slechts een klein percentage van de accountants doet op een efficiënte manier belastingaangifte en dit moet verhoogd worden’, aldus André Kwakernaat, oprichter en CTO van Twinfield.  ‘Bij dit lage aantal is niemand gebaat, de overheid en de ondernemers niet.’

Steven Luitjens, directeur Logius, dienst digitale overheid van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, ondersteunt het belang van E-aangifte met behulp van de standaardisatie. ‘XBRL is  internationaal de weg die landen gaan, om die reden hebben wij ervoor gekozen en hiermee wordt de uitvoering stellig eenvoudiger en efficiënter.’
 
Kwakernaat vult aan: ‘Niet alleen op het gebied van belastingaangifte is voordeel te behalen maar ook op het gebied van het verwerken van jaarcijfers of het doorgeven van de financiële rapportage naar de bank. Met behulp van onze XBRL-ready certificatie, waarmee we klanten optimaal begeleiden in de voorbereiding, verwachten wij dat binnen drie jaar 88 procent van al onze klanten de XBRL standaard zal adopteren. Deze verandering leidt zoals gezegd tot meer efficiency bij het verwerken van administraties waardoor ruimte wordt gecreëerd voor adviesuren voor de ondernemer.’ 

Overheidsprogramma
XBRL, eXtensible Business Reporting Language, wordt geïmplementeerd door de overheid middels het Standaard Business Reporting (SBR) programma en is een open standaard voor het samenstellen en elektronisch uitwisselen van business rapportages en gegevens via het internet. Wil een kantoor optimaal profiteren van een standaard als deze dan dient zij de gehele verwerkingsketen efficiënt  te hebben ingericht en hier zijn vaak nog veel verbeteringen te behalen. Een goede voorbereiding is doorslaggevend en daarom biedt Twinfield kantoren een programma aan waarbij zij zich XBRL-ready kunnen laten certificeren. Kantoren kunnen online een XBRL scan uitvoeren waaruit blijkt in hoeverre een kantoor al gereed is om het certificatieprogramma in te gaan.

 Over Twinfield
Twinfield International N.V. is marktleider op het gebied van online boekhouden in Europa. Op dit moment worden er meer dan 80.000 administraties via Twinfield gevoerd in 22 landen. Online boekhouden via Twinfield richt zich op flexibel boekhouden voor zowel kleine- als grote organisaties. Hierbij wordt op een efficiënte, veilige en directe manier informatie gedeeld met een administratie- of accountantskantoor. Voor meer informatie zie http://www.twinfield.nl.