goedkoop is. Wanneer je zelf aan de slag gaat met een boekhoudprogramma moet je er dan weer de nodige tijd in investeren. Gelukkig kan je een en ander doen om jouw boekhouding sneller en efficiënter te voeren. Onderstaande acht tips kunnen daar als geen ander tot bijdragen.
# 1. Vraag digitale verzamelfacturen
Tegenwoordig voert bijna iedereen een digitale boekhouding. Papieren facturen lijken dan ook niet in het rijtje te passen en moeten vooraf worden gescand. Digitale facturen zijn niet alleen goed voor het milieu maar ook nog eens eenvoudiger te verwerken in het inkoopboek. Het is bovendien des te handiger wanneer je kan vragen om verzamelfacturen.
Soms kan je ook zelf het nodige doen. Zo bestaan er nu al betaalkaarten voor alle vervoerskosten, gaande van tankkaarten tot parkeerbeurten. Op die manier krijg je een maandelijkse afrekening voor de kostenpost ‘vervoer’. Extra handig, toch?
# 2. Zet in op automatiseren
Steeds meer boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om periodieke facturen aan te maken. Hierbij kan je terugkomende uitgaande facturen meteen voorprogrammeren opdat je ze niet maandelijks opnieuw hoeft aan te maken. Ook automatische koppelingen met andere systemen zijn interessant. Denk maar aan een koppeling met jouw webwinkel of met de Belastingdienst. Omdat niet ieder boekhoudprogramma even eenvoudig te koppelen is, ga je best ten ore bij overkoepelende vergelijkdiensten zoals vergelijk boekhoudprogramma.
# 3. Optimaliseer het debiteurenbeheer
Voor de liquiditeit van jouw zaak is een goed debiteurenbeheer cruciaal. De meeste boekhoudprogramma’s bezitten hulpmiddelen voor een efficiënter liquiditeitsbeleid: openstaande facturen nauwlettend in het oog houden, het monitoren van herinneringen en informatie met betrekking tot aanmaningen zijn zeker geen uitzondering.
# 4. Betaal enkel met je zakelijke betaalpas
Op voorwaarde natuurlijk dat het gaat om zakelijke aankopen. Natuurlijk kan je ook in jouw boekhouding correcties uitvoeren, maar dat vergt extra werk en tijd. Het is veel eenvoudiger en efficiënter om reeds bij de aankopen de betalingen van elkaar te scheiden.
# 5. Maak gebruik van beeldherkenning
Er bestaan steeds meer applicaties die via beeldherkenning automatisch facturen in jouw boekhouding kunnen verwerken. Met jouw smartphone neem je dan snel even een foto van een inkomende factuur, waarna je meteen de boeking kan controleren. Natuurlijk biedt niet ieder programma de mogelijkheid tot zo’n koppeling, maar voor zij die nog steeds veel fysieke facturen ontvangen is het echt wel een meerwaarde.
# 6. Kies voor een online boekhouding
Met een online boekhouding kan je overal aan de slag en behoud je een voortdurend inzicht in jouw administratie. Ook op de trein kan je dus nog even jouw automatische boekingen controleren. Uiteraard resulteert dat in een fikse tijdsbesparing achteraf.
# 7. Uitstel is geen afstel
Wanneer deadlines naderen, is de boekhouding vaak het eerste wat wordt uitgesteld. Maar uiteindelijk zal het toch moeten gebeuren, terwijl het niet langer vers in het geheugen zit en je jezelf allerhande vragen stellen kan. Door meteen jouw inkomende en uitgaande facturen te boeken voorkom je verwarring, wat de efficiëntie ten goede komt.
# 8. Automatische herinneringen
Via sommige boekhoudprogramma’s kan je debiteuren automatisch een herinnering verzenden indien ze niet binnen de wettelijke termijn betaalden. Dat bespaart heel wat werk en moeite, terwijl ook dit het liquiditeitsbeheer een boost zal bezorgen. Handig, toch?
