Steeds meer bedrijven maken gebruik van digitale formulieren. Het belangrijkste argument voor het digitaliseren van formulieren is de kostenbesparing. Verwerking van papieren formulieren kost namelijk veel extra tijd en geld. Mede doordat steeds meer medewerkers het digitaal werken hebben ervaren door het gedwongen thuiswerken, lijkt het voor bedrijven interessanter dan ooit om formulieren te digitaliseren. Dat stellen experts van Incontrol, een bedrijf dat zich richt op digitalisering van formulieren.

‘Scannen en handmatig invoeren niet meer van deze tijd’

Het scannen en handmatig invoeren van formulieren is niet meer van deze tijd. Het kost onnodig veel tijd en daarmee onnodig veel geld. Verderop in de keten is het handmatig overnemen van formulieren minder efficiënt dan als een formulier direct in een systeem wordt opgeslagen en verwerkt. Veel werknemers hebben het nut van thuiswerken ontdekt. Digitale formulieren zijn altijd en overal beschikbaar.

De productie en distributie van papieren formulieren leveren verborgen kosten op. Uit een studie van AIIM blijkt dat een bedrijf per formulier ongeveer 3 euro voor de verwerking besteedt. Het fabriceren van het formulier zelf kost 5 euro. Die kosten kunnen omlaag door te digitaliseren, stelt Incontrol.

Investeren in de toekomst

Volgens Incontrol is het nu tijd om te investeren in de toekomst. In een digitale omgeving moet weliswaar ook geïnvesteerd worden, maar de kosten van het digitaliseren zijn lager dan van het continu handmatig omzetten van analoog naar digitaal. De aanschaf van apparatuur en software, het onderhoud en het beheer, betalen zich terug in een efficiëntere bedrijfsvoering. De doorlooptijden dalen en de productie stijgt. Zeker in economisch zware tijden is het belangrijk dat er efficiënt wordt gewerkt en er op kosten kunnen worden bespaard.

Digitaal documentbeheer zorgt ervoor dat bestanden vanaf elke locatie toegankelijk zijn. Geautoriseerde gebruikers hebben direct toegang tot het bestand en kunnen direct formulieren invullen. In de praktijk komt dat goed uit voor bijvoorbeeld monteurs, onderhoudsbedrijven en zelfs voor laboratoria in ziekenhuizen. Dit zijn slechts enkele user cases waarbij Incontrol betrokken was.

Processen in kaart brengen

Volgens Incontrol begint het efficiënter maken van een afdeling al met het in kaart brengen van processen. Welke uitdagingen komen werknemers nu tegen bij het invullen van formulieren? Welke stappen moeten er worden gezet? En kunnen processen effectiever worden gemaakt in een digitaal formulier? Door deze vragen te beantwoorden, kunnen organisaties kansen grijpen om processen, diensten en de verwerking van formulieren op een betere manier in te richten.

Formulieren die voorheen alleen konden worden ingevuld op papier, zouden ook steeds meer digitaal beschikbaar moeten komen. Het uitvoeren van bijvoorbeeld technische keuringen gebeurde voorheen veel op papier. Op kantoor moesten formulieren dan in systemen worden gezet. Dat kostte veel tijd, veel geld en zorgde voor een te lange keten aan handelingen. Met digitale formulieren is er juist samenhang in de formulieren en kunnen er op een eenvoudige manier duidelijke rapporten worden geproduceerd.

Offline apps gebruiken

Het voordeel van digitale formulieren is dat deze ook offline beschikbaar zijn. Medewerkers in het veld hebben altijd toegang tot formulieren, taken, tickets en documenten. Voor vertrek synchroniseert de medewerker de applicatie, zodat deze meteen beschikt over de meest actuele data.

Wijzigingen die offline worden opgeslagen, worden meteen doorgevoerd op het moment dat er weer een online verbinding is. De app van Incontrol heeft als uniek kenmerk dat het blijft werken, ook als de internetverbinding wegvalt of helemaal weg is. Nieuwe verzamelde gegevens worden automatisch naar de server gestuurd bij een herstelde verbinding. Nieuwe taken en tickets worden meteen opgehaald. Daardoor zijn formulieren altijd beschikbaar en kan er snel en efficiënt gewerkt worden.

Leren werken met formulieren is snel en eenvoudig

Volgens Incontrol hoeft de overstap naar een digitaal formulier helemaal niet ingewikkeld te zijn. In het Customer Experience Center van Incontrol in Amersfoort kunnen klanten en geïnteresseerden een speciale workshop formulieren bouwen volgen. Tijdens deze workshop maken administratief medewerkers kennis met de experts van Incontrol. In slechts één middag wordt er gewerkt aan een vertaalslag van papier naar een digitaal formulier.

Incontrol heeft ook allerhande voorgeproduceerde formulieren klaar staan in de eigen Template Store. Het bedrijf is onderdeel van Maxdoro uit Amersfoort.

Redacteur

Comments are closed.