Steeds meer bedrijven maken gebruik van digitale formulieren. Het belangrijkste argument voor het digitaliseren van formulieren is de kostenbesparing. Verwerking van papieren formulieren kost namelijk veel extra tijd en geld. Mede doordat steeds meer medewerkers het digitaal werken hebben ervaren door het gedwongen thuiswerken, lijkt het voor bedrijven interessanter dan ooit om formulieren te digitaliseren. Dat stellen experts van Incontrol, een bedrijf dat zich richt op digitalisering van formulieren.
‘Scannen en handmatig invoeren niet meer van deze tijd’
Het scannen en handmatig invoeren van formulieren is niet meer van deze tijd. Het kost onnodig veel tijd en daarmee onnodig veel geld. Verderop in de keten is het handmatig overnemen van formulieren minder efficiënt dan als een formulier direct in een systeem wordt opgeslagen en verwerkt. Veel werknemers hebben het nut van thuiswerken ontdekt. Digitale formulieren zijn altijd en overal beschikbaar.
De productie en distributie van papieren formulieren leveren verborgen kosten op. Uit een studie van AIIM blijkt dat een bedrijf per formulier ongeveer 3 euro voor de verwerking besteedt. Het fabriceren van het formulier zelf kost 5 euro. Die kosten kunnen omlaag door te digitaliseren, stelt Incontrol.
Investeren in de toekomst
Volgens Incontrol is het nu tijd om te investeren in de
toekomst. In een digitale omgeving moet weliswaar ook geïnvesteerd worden, maar
de kosten van het digitaliseren zijn lager dan van het continu handmatig
omzetten van analoog naar digitaal. De aanschaf van apparatuur en software, het
onderhoud en het beheer, betalen zich terug in een efficiëntere
bedrijfsvoering. De doorlooptijden dalen en de productie stijgt. Zeker in
economisch zware tijden is het belangrijk dat er efficiënt wordt gewerkt en er
op kosten kunnen worden bespaard.
Digitaal documentbeheer zorgt ervoor dat bestanden vanaf elke locatie
toegankelijk zijn. Geautoriseerde gebruikers hebben direct toegang tot het
bestand en kunnen direct formulieren invullen. In de praktijk komt dat goed uit
voor bijvoorbeeld monteurs, onderhoudsbedrijven en zelfs voor laboratoria in
ziekenhuizen. Dit zijn slechts enkele user cases waarbij Incontrol betrokken
was.
Processen in kaart brengen
Volgens Incontrol begint het efficiënter maken van een afdeling
al met het in kaart brengen van processen. Welke uitdagingen komen werknemers
nu tegen bij het invullen van formulieren? Welke stappen moeten er worden
gezet? En kunnen processen effectiever worden gemaakt in een digitaal
formulier? Door deze vragen te beantwoorden, kunnen organisaties kansen grijpen
om processen, diensten en de verwerking van formulieren op een betere manier in
te richten.
Formulieren die voorheen alleen konden worden ingevuld op papier, zouden ook
steeds meer digitaal beschikbaar moeten komen. Het uitvoeren van bijvoorbeeld
technische keuringen gebeurde voorheen veel op papier. Op kantoor moesten
formulieren dan in systemen worden gezet. Dat kostte veel tijd, veel geld en
zorgde voor een te lange keten aan handelingen. Met digitale formulieren is er
juist samenhang in de formulieren en kunnen er op een eenvoudige manier
duidelijke rapporten worden geproduceerd.
Offline apps gebruiken
Het voordeel van digitale formulieren is dat deze ook offline
beschikbaar zijn. Medewerkers in het veld hebben altijd toegang tot
formulieren, taken, tickets en documenten. Voor vertrek synchroniseert de
medewerker de applicatie, zodat deze meteen beschikt over de meest actuele
data.
Wijzigingen die offline worden opgeslagen, worden meteen doorgevoerd op het
moment dat er weer een online verbinding is. De app van Incontrol heeft als
uniek kenmerk dat het blijft werken, ook als de internetverbinding wegvalt of
helemaal weg is. Nieuwe verzamelde gegevens worden automatisch naar de server
gestuurd bij een herstelde verbinding. Nieuwe taken en tickets worden meteen
opgehaald. Daardoor zijn formulieren altijd beschikbaar en kan er snel en
efficiënt gewerkt worden.
Leren werken met formulieren is snel en eenvoudig
Volgens Incontrol hoeft de overstap naar een digitaal formulier helemaal niet ingewikkeld te zijn. In het Customer Experience Center van Incontrol in Amersfoort kunnen klanten en geïnteresseerden een speciale workshop formulieren bouwen volgen. Tijdens deze workshop maken administratief medewerkers kennis met de experts van Incontrol. In slechts één middag wordt er gewerkt aan een vertaalslag van papier naar een digitaal formulier.
Incontrol heeft ook allerhande voorgeproduceerde formulieren klaar staan in de eigen Template Store. Het bedrijf is onderdeel van Maxdoro uit Amersfoort.
