Elke dag vinden er nieuwe ontwikkelingen plaats in de ICT. Zo maken steeds meer bedrijven gebruiken van een virtuele dataroom. Dit is een online omgeving waarin onder andere documenten en bestanden kunnen worden opgeslagen en gedeeld. Een virtuele dataroom is een goed alternatief voor een fysieke dataroom en andere cloudopslagdiensten. Welke voordelen heeft deze relatief nieuwe manier van opslag?
Wat is een virtuele dataroom?
De populariteit van virtuele datarooms is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dit komt onder andere door het feit dat klanten steeds meer waarde hechten aan veiligheid en privacy online. Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is een nieuwe privacywet die er voor moet zorgen dat klantgegevens beter worden beschermd. De AVG past bij het digitale tijdperk, waarin het delen van persoonsgegevens aan de orde van de dag is. Bedrijven willen hun gegevens echter goed beschermen. Daarvoor is de virtuele dataroom in het leven geroepen. Dit is een cloud functie waarin digitale informatie altijd beschikbaar is. Het biedt veel gebruikersgemak en dataproviders zoals Virtual Vaults bieden maximale beveiliging door software en hardware met elkaar te combineren.
Waar kan een virtuele dataroom voor worden gebruikt?
De digitalisering heeft er voor gezorgd dat elektronische data zeer belangrijk zijn geworden voor bedrijven. Digitale informatie moet veilig kunnen worden opgeslagen in een virtuele dataroom. Deze online omgeving is tegenwoordig niet meer weg te denken uit de bedrijfswereld. Het onder andere gebruikt voor project management, waarbij teams vaak met elkaar moeten samenwerken. Ook komt het goed van pas bij financiële transacties. Financiële bedrijven moeten bij een overname bijvoorbeeld honderden documenten uitwisselen. Een virtuele dataroom versnelt dit proces, aangezien er geen fysieke ruimte meer nodig om documenten te beheren en te delen.
Veiligheidsfuncties
Gebruikers van een dataroom hebben veel controle over de cloud. Als eigenaar van een bepaald document is mogelijk om verschillende gebruikersrollen aan te maken, waarin specifieke rechten per rol kunnen worden ingesteld. Dit betekent dat iemand persoon toegang heeft tot de informatie. Uiteraard moet iemand wel permissie krijgen om de informatie in de dataroom te bewerken. Dit is mogelijk door IP-adres gebaseerde toegangsbeperkingen in te stellen. In een digitale omgeving zoals een dataroom staat veiligheid voorop. Zo bevat het verschillende functies waarmee je de veiligheid kunt versterken:
- View bescherming: Met deze optie kunnen weergaverechten van documenten worden vervangen.
- Watermerk: Het is mogelijk om een watermerk aan een document toe te voegen, om bepaalde gegevens te beschermen.
- Gegevensvernietiging: De gebruiker kan een bepaalde tijdsperiode voor een document instellen, zodat de informatie na een bepaalde periode wordt gearchiveerd of vernietigd.
Wat zijn de voordelen van een dataroom?
Een dataroom is bevordert de samenwerking binnen een bedrijf. Iedereen die toegang heeft kan eraan werken, omdat meerdere documenten tegelijkertijd worden geüpload. Bovendien is de cloud overdraagbaar aan een team, wat de coördinatie van projecten bevordert. Dit zijn niet de enige voordelen van een virtuele dataroom. In tegenstelling tot een fysieke dataroom is het vrij goedkoop. Dit heeft te maken met het feit dat een onderneming geen servers meer hoeft aan te schaffen. Ook neemt het bedrijf die de virtuele dataroom heeft gecreëerd de beveiliging op zich. Ook daar hoeft dus niet meer in geïnvesteerd te worden. Daarnaast is een dataroom totaal niet papierintensief. Alle data wordt immers online opgeslagen. Daarmee bespaart een bedrijf tijd en kosten. Ook heeft een virtuele dataroom een grotere bandbreedte dan de fysieke variant. Er kunnen dus veel meer gegevens in worden bewaard.
Aan welke eisen moet een virtuele dataroom voldoen?
Een virtuele dataroom biedt veel voordelen voor bedrijven, of het nu een grote onderneming of een eigen zaak betreft. Wel is een goede controle noodzakelijk, aangezien het vaak gaat om belangrijke data. Deze online opslagplaats moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De administratie van documenten moet beveiligd zijn.
- Er moeten verschillende mogelijkheden zijn om documenten te uploaden.
- Documenten moeten tegelijkertijd geopend en bewerkt kunnen worden.
- Coördinatie van meerdere projecten via verschillende accounts.
- Het moet meerdere data formats ondersteunen, zoals DOC, PDF en XCL.