Category

Eigen Zaak

Category

De ene bureaustoel is de andere niet. Is het tijd voor een nieuwe kantoorinrichting, of wil je je werknemers ook graag op hun thuiswerkplek van de juiste professionele meubelen voorzien, dan is dit het moment om te gaan voor een écht ergonomisch verantwoorde en zelfs dynamische kantooropstelling. Zeker wanneer het werk vooral bestaat uit urenlang achter een scherm zitten. 

Maar waarom is het zo belangrijk dat kantoormeubelen de juiste ondersteuning bieden? En hoe kun je met de inrichting een gezondere werkcultuur scheppen? 

Het zitten zelf

We ontkomen er niet aan om op kantoor periodes te zitten. Ga je bureaustoelen kopen, dan is dit het moment om voor echt ergonomisch te gaan. Ergonomisch betekent vooral dat de stoel aan alle kanten verstelbaar is. Zo kan het lichaam toch zoveel mogelijk tegemoet worden gekomen tijdens de uren op het zitvlak, er rekening mee houdend dat elke lichaam anders is. One size fits zeker niet iedereen!

Om een bureaustoel aan te passen, ga je als volgt te werk: 

  • Pas de hoogte aan, zodat de onderkant van je ellebogen op hetzelfde niveau als het bureau zijn. 
  • Zorg dat als je rug tegen de leuning zit, je voeten op de vloer kunnen rusten.
  • Zet de rugleuning zo ver naar voren, dat je met een rechte rug tegen de leuning kan rusten.
  • Zorg dat de rugleuning op precies de juiste hoogte staat, waarmee het gedeelte dat uitsteekt precies je onderrug ondersteunt
  • Stel de armleuningen zo in, dat ze onder het bureau passen, zodat je zo dicht en comfortabel mogelijk aan het bureau kan zitten. 

De hele dag zitten

Onderzoek heeft keer na keer uitgewezen dat te lang zitten echter op verschillende manieren slecht is voor je lichaam en je fysieke gezondheid. Ten eerste gebruik je uiteraard minder energie wanneer je zit dan wanneer je staat. Veel zitten, zonder dit af te zetten tegen periodes van bewegen, kan daarom overgewicht in de hand werken. 

Ook werkt het averechts voor een gezonde bloeddruk, bloedsomloop en bloedsuikerniveau in het lichaam, en verhoogt het je kans om kanker en hartziektes te ontwikkelen. Door de zithouding verkorten je spieren bovendien op bepaalde punten, en verlies je mobiliteit en flexibiliteit. Hierdoor zou zitten net zo slecht zijn als roken, als het op de levensverwachting en het effect op je lichaam aankomt!

Meer beweging stimuleren op kantoor

Een goede kantoorinrichting kan de schadelijke effecten van zitten tegengaan door meer beweging te stimuleren. Een paar keer per week sporten is goed voor je, maar beter is nog om ook tijdens de werkdag zelf momenten van dynamiek in te lassen. Dit is aan te moedigen met de juiste inrichting en werkcultuur. 

Overweeg bijvoorbeeld om het koffieapparaat en de pauzeruimte, indien mogelijk, op een andere verdieping te zetten. Zo zit er al een aantal keren per dag een eindje (trap)lopen in de routine. Ook kun je vergaderingen staand of lopend plannen, en op de kantoorvloer ruimte bieden om heen en weer te lopen voor telefoontjes. 

Zet ook items neer die uitnodigen tot beweging. Een paar oefenballen, een pull up bar, een springtouw en een vrije muur voor een handstand. Klanten zullen misschien even te staan kijken wanneer ze op bezoek komen, maar het al snel snappen en wellicht zelfs even mee willen doen!

Af en toe staand werken – op zelfs op de grond

Omdat vooral variatie goed is tijdens werkhoudingen, is het ideaal als er ook staand kan worden gewerkt. Een bureau dat verstelbaar is, zodat er makkelijk zowel zittend als staand aan gewerkt kan worden is handig, maar zorg er dan wel voor dat het verzetten makkelijk gaat. Zo kan iedereen tijdens de werkdag meerdere keren zonder moeite van positie wisselen. 

Naast het hogerop zoek, kun je ook ruimte scheppen om juist dichter bij de grond te werken. Het zal misschien even wennen zijn, en je wilt de schoonmaker wellicht iets vaker laten komen om de vloeren te doen, maar zittend op de grond werken of vergaderen kan een compleet nieuw perspectief bieden. 

Ga voor modulair

Het is fijn als de kantoorinrichting zo flexibel mogelijk is. Zo kun je de opstelling aanpassen aan de behoeftes van het moment. Met bureaustoelen, tafels en archiefkasten op wielen, kun je snel en makkelijk meubelen verplaatsen. 

Dit helpt medewerkers om makkelijker samen te werken, doordat stoelen bijvoorbeeld even snel bij elkaar geschoven kunnen worden. Ook werkt het creativiteit in de hand, doordat de werkomgeving mee kan bewegen met de werkbehoefte. Probeer ook zoveel mogelijk multifunctioneel te denken, om een teveel aan meubelen in het kantoor te vermijden. Kan de lunchtafel ook dienst doen als grote vergadertafel, waar iedereen even snel zijn eigen bureaustoel bij aan kan schuiven? 

Mens sane in corpere sano – een gezonde geest in een gezond lichaam. Geef je medewerkers, en jezelf, de best mogelijk werkomgeving voor gezonder, productiever en gelukkiger werken. 

De afgelopen maanden hebben veel bedrijven er noodgedwongen voor moeten kiezen om de medewerkers thuis te laten werken. Dit om het COVID-19 virus tegen te gaan en zoveel mogelijk in te perken. Een bijkomend verschijnsel is dat veel medewerkers het juist als heel prettig hebben ervaren om de werktijd te verdelen over deels op kantoor en deels thuis te werken.

Een ontwikkeling die ook werkgevers veelal toejuichen, maar de faciliteiten moeten dit ook mogelijk maken. Niet iedereen beschikt over een goede werkplek thuis en dit is natuurlijk wel heel belangrijk. Hieronder hebben wij een paar punten op een rijtje gezet die belangrijk zijn voor een goede en functionele thuiswerkplek.

Comfortabel bureau en bureaustoel:
De zitplek is net als op kantoor zeer belangrijk. Om de dag fit en productief door te brengen is het belangrijk dat je de juiste zit- of stahouding hebt. Wanneer dit niet het geval is dan zul je merken dat het energie level en de concentratie afneemt en je ’s middags veel minder productief bent. Soms merk je niet gelijk dat je werkplek niet voldoet, maar er kunnen dan wel klachten op de lange termijn ontstaan. Dus zorg dat je vanaf dag 1 goed zit.

Goede pc of laptop:
Wanneer je thuis gaat werken is het fijn dat je over precies dezelfde bestanden en programma’s beschikt als op kantoor en dat bestanden ook gesynchroniseerd worden, zodat je op iedere plek verder kunt werken. Een laptop is hier ideaal voor, omdat deze ook nog een makkelijk mee te nemen is. Wanneer er niet voldoende budget is om een nieuwe laptop te kopen is het huren van een laptop wellicht de oplossing. Op deze manier beschikt u altijd over up-to-date materiaal tegen een betaalbare prijs.Via Flexitrent.com wordt een groot aanbod aan verschillende laptops aangeboden. Zo kun je gemakkelijk uitzoeken wat bij jou en jouw werkzaamheden past. Ben je een echte Apple fanboy en liever een Macbook huren? Ook dat is mogelijk.

Rustige werkomgeving:
De zitplek is belangrijk, het materiaal is belangrijk, maar het is ook heel belangrijk dat je je kunt afsluiten van andere die ook thuis zijn. Tijdens de Coronatijd hadden veel mensen te maken met partner en kinderen die ook thuis waren. Een moeilijk gegeven als je je moet concentreren op een moeilijk vraagstuk of een belangrijk telefoongesprek. Indien mogelijk is het dan ook fijn om een thuiskantoor in een aparte ruimte die af te sluiten is te creëren. Dit is niet alleen tijdens de werkdag fijn, maar ook wanneer de werkdag erop zit. Je kunt je dan makkelijker afsluiten voor de werkzaamheden en weer genieten van de vrije avond.

Kortom thuiswerken kan voor vele een mooie aanvulling zijn op de kantooruren, maar zorg wel dat uw plek in orde is en dat u het contact met collega’s niet verliest. Het sociale aspect van collega’s kan thuis nog wel eens gemist worden!

Als je op zoek gaat naar financiering voor je bedrijf, kom je al snel terecht in de keuze tussen een zakelijke lening of zakelijk krediet. De twee termen worden nog weleens door elkaar gebruikt, maar betekenen zakelijk gezien niet hetzelfde. Om deze reden is het handig de verschillen te kennen. De meeste banken in Nederland bieden zowel de mogelijkheid voor een zakelijke lening als de mogelijkheid voor het afsluiten van een zakelijk krediet aan. Het krediet wordt vaak een ‘rekening courant krediet’ genoemd. De andere optie is een zakelijke lening.

Verschil tussen een zakelijke lening en een zakelijk krediet

In beide gevallen kun je met een rekening courant krediet of een zakelijke lening je bedrijf laten groeien. Het is wel belangrijk een vinger aan de pols te houden en goed je financiële gezondheid van je eenmanszaak in de gaten te houden. Maak dus eerst eens een jaarbegroting en kijk of je eventuele betaalverplichtingen wel kunt voldoen. Is dat niet het geval en gaat het om een probleem van tijdelijke aard, dan kun je hiervoor een zakelijke lening of een zakelijk krediet afsluiten.

Maar de twee termen betekenen dus niet hetzelfde. Er zijn een aantal verschillen. Er is geen goede keuze of een zakelijke lening of juist een zakelijk krediet beter is. Dit is namelijk voor iedereen verschillend. Wel speelt mee hoe lang je bijvoorbeeld financiering nodig hebt. Heb je een korte financiering nodig, dan is een zakelijk krediet vaak een goede optie. Wil je een bedrijfspand kopen, dan heb je wellicht een zakelijke lening nodig. Het ligt er dus maar net aan wat je met de financiering wilt gaan doen. Wil je je voorraad financieren, dan kies je waarschijnlijk voor een zakelijk krediet, want de tijd om af te lossen is maar kort. Heb je voor langere tijd een financiering nodig, dan kies je waarschijnlijk voor een zakelijke lening.

Zo werkt een zakelijke lening

Bij een zakelijke lening ga je naar de bank of een andere leningverstrekker dat je geld wil lenen, op ZakelijkLenen.nl kun je een handig overzicht vinden van verschillende aanbieders en de rente. Je hebt daarvoor wel een goed bedrijfsplan nodig. Deze zakelijke lening sluit je meestal af om werkkapitaal te verkrijgen. De gouden regel van een zakelijke lening is dat je het hele leenbedrag in één keer op je bankrekening krijgt gestort. Dit betekent tegelijkertijd dus ook dat je het volledige bedrag tegen rente weer moet aflossen. Een zakelijke lening is lang niet altijd de beste keuze. Voor de aanschaf van een bedrijfspand heb je voor langere tijd kapitaal nodig. Dan is een zakelijke lening aangeraden. Dat geldt ook voor het opzetten van de bedrijfsinventaris. Maar als het om een lening voor een paar maanden gaat, is een zakelijke lening juist niet handig. Dan kun je beter voor een zakelijk krediet kiezen.

Bij een zakelijke lening ligt de rente vaak iets lager, omdat je er namelijk langer over doet om het geleende bedrag terug te betalen. Bovendien betaal je het bedrag plus rente elke maand gelijkmatig terug. Je weet dus precies waar je aan toe bent.

Zo werkt een zakelijk krediet

Een zakelijk krediet werkt anders. Je hebt een zakelijk krediet nodig als je voor korte duur een kleiner bedrag voor je onderneming wilt gaan lenen. Bijvoorbeeld omdat je tijdelijk liquiditeitsproblemen hebt en deze op wilt lossen. Of omdat je een nieuwe computer nodig hebt, maar daar nu niet het geld voor in kas hebt. Een zakelijk krediet is dus doorgaans een kleiner bedrag. Er wordt een bepaald krediet, de kredietlimiet, voor je klaar gezet. Dit is het bedrag dat je maximaal mag lenen. Je mag zelf bepalen hoeveel je leent en voor hoe lang. Maar je dient er wel rekening mee te houden dat je over dit bedrag een hogere rente betaalt. Bovendien zijn de kosten afhankelijk van hoeveel je leent. Het gaat namelijk om een percentage van het geleende bedrag. Op die manier weet je minder zeker hoeveel je maandelijks moet betalen.

Een zakelijk krediet werkt dus vergelijkbaar met de manier om ‘rood te staan’ bij particulieren. Daarom wordt een zakelijk krediet ook wel rekening courant genoemd. Wil je dus veel flexibiliteit die je op elk moment kan opzeggen, dan is een zakelijk krediet een goede optie. Wil je juist een groot bedrag lenen waarover je volledig kunt beschikken voor langere tijd, dan ben je met een zakelijke lening beter af.

Hoe goed je bedoelingen ook zijn als ondernemer, er kunnen altijd situaties ontstaan waarin er een conflict ontstaat. Dit kan te maken hebben met personeel, levering van diensten of producten, inkoop of andere zaken. Op zo’n moment is het belangrijk dat je juridisch sterk in de schoenen staat, zodat je of je gelijk kunt halen of er zo goed mogelijk vanaf komt. We zetten een aantal voorbeelden op een rijtje van situaties waarin je als ondernemer de hulp van advocaten kantoor zou kunnen gebruiken.

Ontslag van een werknemer

Het is niet makkelijk om een werknemer te ontslaan. Daar kunnen verschillende aanleidingen voor zijn. Het kan zo zijn dat je werknemer niet goed functioneert en onverbeterlijk is, maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat jouw bedrijf een werknemer simpelweg niet meer kan betalen. De afwikkeling hiervan is vaak ingewikkeld en vervelend, omdat werknemers – terecht – op hun strepen gaan staan. Om dit proces op een voor jou zo gunstig mogelijke manier in goede banen te leiden, is het verstandig om een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidsrecht in te schakelen. Zo’n advocaat vind je bij Joosten Advocaten.

Openstaande rekening

Op zich zal je het als ondernemer best gewend zijn dat rekeningen niet altijd op tijd betaald worden. Dat is vervelend, maar vaak niet onoverkomelijk. Het kan echter ook zo zijn dat een rekening zo hoog is dat de uitbetaling ervan op korte termijn noodzakelijk is om in bedrijf te kunnen blijven. Dan moet je dit ook zo snel afdwingen. Daarbij is juridische bijstand prettig, zeker omdat je daarmee ook aantoont dat het je menens is. Ook kun je op die manier hard maken dat je in je recht staat en de rekening betaald moet worden.

Meningsverschil over verkochte diensten of producten

Het kan je overkomen dat jouw klant ontevreden is over de door jou geleverde diensten of producten, terwijl je dit zelf naar eer en geweten hebt gedaan en vindt dat de ontevredenheid onredelijk is. Het kan leiden tot een situatie waarin je klant weigert te betalen of een claim bij je neerlegt. In dit geval kan het zo zijn dat er geschikt moet worden of een rechter moet bepalen wie er gelijk heeft. In dit situaties is juridische hulp van groot belang, want anders loop je het risico aan het kortste eind te trekken.

5 situaties waarin een ondernemer een advocaat kunt gebruiken

Meningsverschil over ingekochte diensten of producten

In een vergelijkbaar conflict als in de vorige alinea beschreven kun je ook aan de andere zijde terechtkomen: jij hebt betaald voor de levering van diensten of producten maar bent zelf niet tevreden. Dan wil je je geld terug of een vervangende levering. Zonder juridische bijstand wordt dat vooral een touwtrekwedstrijd, terwijl je je tijd wel beter kunt gebruiken dan dat. Een advocaat kan je hierin bijstaan en de zaak afwikkelen voor je.

Letselschade

Het kan zo zijn dat je bijvoorbeeld bij een leverancier of zakelijke relatie letsel oploopt en een procedure start om de geleden schade te verhalen. Ook dan is de hulp van een advocaat waardevol. Die kan bepleiten waarom jij niet schuldig bent aan het ongeval of bemiddelen in het vaststellen van een schadevergoeding.

Druk, druk, druk. Zeg jij dat wel eens, of ken je dat gevoel dat je altijd nog van alles te doen hebt? Vooral op het werk is dit voor veel mensen aan de orde van de dag. Net als je denkt dat je alles onder controle hebt, komt er iets anders tussendoor dat ook moet gebeuren, en meteen slaat de stress weer toe. Daarnaast is de werkvloer een voortdurende bron van afleiding die ervoor zorgt dat het moeilijk is om je te blijven focussen op je werk. Daarom geven we vijf tips die kunnen helpen om stress en concentratieverlies op kantoor te verminderen.

Plannen geeft rust

Prioriteiten stellen is van cruciaal belang in het kader van time management en het reduceren van stress. Maar om dat te kunnen, moet je wel in beeld hebben wat je er allemaal nog op je bordje ligt en wanneer het klaar moet zijn. Breng daarom eens in kaart wat er allemaal nog op je to do list staat en hoe lang je voor iedere taak nodig denkt te hebben. Wees royaal met het inschatten van de benodigde tijd, anders geef je jezelf nog meer stress dan je al hebt. Schat je het ruim in, dan kun je juist tijd inlopen. Plan je taken vervolgens in in een agenda in volgorde van deadlines, dus de taak die het eerst af moet je als eerste inplannen. Zo krijg je in beeld of je alles op tijd af kunt krijgen. Dat geeft rust. Komt er dan iets tussendoor, dan kun je meteen kijken of hier ruimte voor is in je schema. Betekent het dat je andere deadlines niet zou kunnen halen, maak dit dan bespreekbaar.

Ontsnap even aan je collega’s

Collega’s zijn natuurlijk hartstikke fijn om te hebben. Helemaal zonder zou het werkend leven behoorlijk saai maken. Maar als jij snel afgeleid bent, spelen jouw collega’s waarschijnlijk ook een rol in het feit dat jij de focus op je werk niet kunt vasthouden. Onderzoek daarom de mogelijkheden om je ergens terug te trekken als je je even ergens wilt kunnen concentreren. Wellicht is er al een flexplek ingericht op een rustigere plek. Anders kan er misschien een ingericht worden. Collega’s zouden hier immers ook van kunnen profiteren. Zo’n plek om je even te kunnen terugtrekken biedt jou de mogelijkheid om je te kunnen concentreren, en je collega’s hoeven dan ook even geen rekening met jou te houden, als ze dat überhaupt al deden.

Stress en concentratieverlies op kantoor te verminderen

Even geen berichtjes tussendoor

Bereikbaarheid en focus zijn twee zaken die moeilijk samengaan. Het is een lastig gegeven dat je altijd klaar moet staan voor je baas, je medewerkers, je collega’s of je klanten en tegelijkertijd geacht wordt om je werk gedaan te krijgen in een redelijk tijdsbestek. Ieder pushbericht en iedere notificatie die je ontvangt zijn een prikkel om je focus te verleggen van je werk naar je telefoon of je inbox. Als het niet nodig is dat je snel reageert, overweeg dan om een tijdje die pushberichten en notificaties uit te zetten, zodat je je even alleen maar kunt concentreren op het werk dat je af probeert te krijgen. Als het echt belangrijk is, belt men wel.

Wees duidelijk over je functieomschrijving

Soms komt het feit dat je overladen wordt op het werk doordat er een wildgroei ontstaat aan taken die al dan niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Met andere woorden: er worden meer zaken jouw kant op geschoven dan in feit onderdeel uitmaken van jouw functiebeschrijving. Het kan helemaal geen kwaad om het gesprek aan te gaan over wat nu eigenlijk wel en niet van jou verwacht mag worden. Daarbij kun je aangegeven dat de manier waarop het nu gaat meer werk oplevert dan één persoon redelijkerwijs kan doen. De oplossing is dan om de taken beter te verdelen of een extra medewerker aan te nemen.

Cursus time management

Het probleem van timemanagement is dat je het zelf in de praktijk moet brengen om er profijt van te hebben. Dat vergt ook een bepaalde discipline die je wellicht zonder begeleiding niet aangeleerd krijgt. Is dit voor jou het geval? Dan heb je wellicht behoefte aan een cursus timemanagement. In zo’n cursus krijg je handvaten aangereikt waarmee je structuur in je werkdag kunt aanbrengen die je meer rust gaat geven. Alleen sta je er niet helemaal alleen voor. Je krijgt de kans om alle trucs te oefenen en daar feedback op te krijgen. Zo heb je eerder het gevoel dat je op de juiste weg zit om je werktijd beter in te delen.

Steeds meer bedrijven maken gebruik van digitale formulieren. Het belangrijkste argument voor het digitaliseren van formulieren is de kostenbesparing. Verwerking van papieren formulieren kost namelijk veel extra tijd en geld. Mede doordat steeds meer medewerkers het digitaal werken hebben ervaren door het gedwongen thuiswerken, lijkt het voor bedrijven interessanter dan ooit om formulieren te digitaliseren. Dat stellen experts van Incontrol, een bedrijf dat zich richt op digitalisering van formulieren.

‘Scannen en handmatig invoeren niet meer van deze tijd’

Het scannen en handmatig invoeren van formulieren is niet meer van deze tijd. Het kost onnodig veel tijd en daarmee onnodig veel geld. Verderop in de keten is het handmatig overnemen van formulieren minder efficiënt dan als een formulier direct in een systeem wordt opgeslagen en verwerkt. Veel werknemers hebben het nut van thuiswerken ontdekt. Digitale formulieren zijn altijd en overal beschikbaar.

De productie en distributie van papieren formulieren leveren verborgen kosten op. Uit een studie van AIIM blijkt dat een bedrijf per formulier ongeveer 3 euro voor de verwerking besteedt. Het fabriceren van het formulier zelf kost 5 euro. Die kosten kunnen omlaag door te digitaliseren, stelt Incontrol.

Investeren in de toekomst

Volgens Incontrol is het nu tijd om te investeren in de toekomst. In een digitale omgeving moet weliswaar ook geïnvesteerd worden, maar de kosten van het digitaliseren zijn lager dan van het continu handmatig omzetten van analoog naar digitaal. De aanschaf van apparatuur en software, het onderhoud en het beheer, betalen zich terug in een efficiëntere bedrijfsvoering. De doorlooptijden dalen en de productie stijgt. Zeker in economisch zware tijden is het belangrijk dat er efficiënt wordt gewerkt en er op kosten kunnen worden bespaard.

Digitaal documentbeheer zorgt ervoor dat bestanden vanaf elke locatie toegankelijk zijn. Geautoriseerde gebruikers hebben direct toegang tot het bestand en kunnen direct formulieren invullen. In de praktijk komt dat goed uit voor bijvoorbeeld monteurs, onderhoudsbedrijven en zelfs voor laboratoria in ziekenhuizen. Dit zijn slechts enkele user cases waarbij Incontrol betrokken was.

Processen in kaart brengen

Volgens Incontrol begint het efficiënter maken van een afdeling al met het in kaart brengen van processen. Welke uitdagingen komen werknemers nu tegen bij het invullen van formulieren? Welke stappen moeten er worden gezet? En kunnen processen effectiever worden gemaakt in een digitaal formulier? Door deze vragen te beantwoorden, kunnen organisaties kansen grijpen om processen, diensten en de verwerking van formulieren op een betere manier in te richten.

Formulieren die voorheen alleen konden worden ingevuld op papier, zouden ook steeds meer digitaal beschikbaar moeten komen. Het uitvoeren van bijvoorbeeld technische keuringen gebeurde voorheen veel op papier. Op kantoor moesten formulieren dan in systemen worden gezet. Dat kostte veel tijd, veel geld en zorgde voor een te lange keten aan handelingen. Met digitale formulieren is er juist samenhang in de formulieren en kunnen er op een eenvoudige manier duidelijke rapporten worden geproduceerd.

Offline apps gebruiken

Het voordeel van digitale formulieren is dat deze ook offline beschikbaar zijn. Medewerkers in het veld hebben altijd toegang tot formulieren, taken, tickets en documenten. Voor vertrek synchroniseert de medewerker de applicatie, zodat deze meteen beschikt over de meest actuele data.

Wijzigingen die offline worden opgeslagen, worden meteen doorgevoerd op het moment dat er weer een online verbinding is. De app van Incontrol heeft als uniek kenmerk dat het blijft werken, ook als de internetverbinding wegvalt of helemaal weg is. Nieuwe verzamelde gegevens worden automatisch naar de server gestuurd bij een herstelde verbinding. Nieuwe taken en tickets worden meteen opgehaald. Daardoor zijn formulieren altijd beschikbaar en kan er snel en efficiënt gewerkt worden.

Leren werken met formulieren is snel en eenvoudig

Volgens Incontrol hoeft de overstap naar een digitaal formulier helemaal niet ingewikkeld te zijn. In het Customer Experience Center van Incontrol in Amersfoort kunnen klanten en geïnteresseerden een speciale workshop formulieren bouwen volgen. Tijdens deze workshop maken administratief medewerkers kennis met de experts van Incontrol. In slechts één middag wordt er gewerkt aan een vertaalslag van papier naar een digitaal formulier.

Incontrol heeft ook allerhande voorgeproduceerde formulieren klaar staan in de eigen Template Store. Het bedrijf is onderdeel van Maxdoro uit Amersfoort.

Gaat jouw bedrijf zo hard dat je interesse hebt in uitbreiden naar een ander land? Of wil je in het buitenland een nieuwe onderneming starten? Dat is een stap die je niet moet onderschatten en vooral ook niet zonder goede voorbereiding moet nemen. Wij zetten een aantal belangrijke zaken op een rijtje die (zouden moeten) komen kijken bij het uitbreiden naar of starten in het buitenland.

Lokaal marktonderzoek doen

Hoe zeer je ook een goed gevoel van en voor de lokale markt van het beoogde land denkt te hebben, het is altijd verstandig om de markt eerst een goed te analyseren. Je hebt immers te maken met een andere cultuur met andere gewoontes en naar alle waarschijnlijkheid ook een andere taal. Waar zit je doelgroep in dit land? Wat wil die doelgroep? Wat spreekt ze aan? Hoe zijn ze te bereiken? Om deze vragen te beantwoorden is het laten uitvoeren van een uitgebreid lokaal marktonderzoek cruciaal. Met behulp daarvan kun je pas echt gericht zakendoen in het land van keuze. Ook kan de uitkomst van zo’n marktonderzoek zijn dat dit land wellicht helemaal niet zo geschikt is voor jouw plannen. Daar kun je dan maar beter op tijd achter komen, voordat je grote investeren maakt die zich niet terugbetalen.

Uitbreiden naar buitenland

Hulp met het vinden van lokaal personeel

Tenzij je ter plekke een eenmanszaak gaat beginnen, heb je lokaal personeel nodig. Maar hoe vind je de juiste mensen? En hoe regel je een juridisch geldig arbeidscontract voor je nieuwe werknemers in een land met andere regels? Doorgaans is het zinnig om hulp in te schakelen van een bedrijf dat doet aan internationale werving en selectie en lokaal al een netwerk heeft. Wat jou veel tijd en moeite gaat kosten, kan zo’n gespecialiseerd beter en vooral ook sneller. Zij kunnen je mogelijk ook helpen met andere zaken, zoals salarisadministratie en het regelen van leaseauto’s.

Regels en subsidies in kaart brengen

In andere landen gelden, zoals we al aanstipten, andere regels en daar heb je je aan te houden. Dan hebben we het over zaken als vergunningen en belastingen. Kom je hier te laat achter, dan kun je met fikse tegenvallers te maken krijgt terwijl je al investeringen hebt gedaan. Zorg dus dat je voor je de stap naar het buitenland maakt goed op de hoogte bent hoe zaken daar geregeld zijn. Het helpt om andere ondernemers met ervaring in het land van kwestie te raadplegen hierover. Zij kunnen weten hoe zaken in de praktijk werken. Wanneer je wilt gaan ondernemen in een EU-land, kun je verder ook gebruik maken van informatie de te vinden is in het digitale loket Dienstenwet. Wanneer je een beschermd beroep gaat beoefenen in het buitenland, moet je ook de beroepserkenning en de vertaling van je diploma’s regelen voordat je legaal aan de slag kunt. Verder zijn er mogelijk ook lokale subsidies waarvoor je mogelijk voor in aanmerking komt, en die wil je natuurlijk niet mislopen. Bijvoorbeeld via het EU Gateway Programme, dat bedoeld is voor ondernemers in het MKB die willen exporteren naar Japan en Korea. Een overzicht van alle relevante subsidies kun je vinden op de site van de Rijksdienst voor Ondernemen (RVO).

Een stabiele, snelle en veilige internetverbinding is van levensbelang voor bedrijven. Ontstaat er een kink in de kabel op wat voor manier dan ook, dan kost dit je simpelweg geld omdat bedrijfsprocessen niet meer allemaal uitgevoerd kunnen worden. Daarom investeren bedrijven vaak in de relatieve veiligheid van zakelijk internet, waarbij de garantie wordt geboden dat problemen snel opgelost worden. Maar wat als we zouden zeggen dat je ook een zeer veilige, stabiele en snelle verbinding kunt hebben met de mogelijkheid om een netwerk naar eigen behoefte in te richten, op te schalen en te beveiligen en een eigen verbinding te creëren met verschillende bedrijfslocaties? Dit kan met onbelicht glasvezel, oftewel Dark Fiber.

Wat is onbelicht glasvezel?

We hebben allemaal wel van glasvezel gehoor, een flinterdunne vezel van zeer helder glas waarbij met laserlicht data op hoge snelheid door de vezel gestuurd wordt. Nederland en Duitsland beschikken over een uitstekende glasvezelinfrastructuur die alsmaar verder uitgerold wordt. Deze glasvezelnetwerken zijn aangelegd door verschillende partijen, zoals grotere organisaties, gemeenten en stichtingen en infrastructuurbeheerders als ProRail die met hun eigen glasvezelnetwerk alle wissels in het spoornetwerk aansturen. Toch wordt van een groot gedeelte van de bestaande glasvezelnetwerken niet de volledige capaciteit gebruikt. Dark Fiber is letterlijk onbelicht glasvezel: glasvezel waar nog geen actieve apparatuur die nodig is voor het verzenden en ontvangen van data op aangesloten is, waar de glasvezel onbelicht blijft.

Voordelen voor bedrijven

Onbelicht glasvezel biedt een goede basis voor een eigen netwerk. Omdat glasvezelnetwerken in ons land en in Duitsland ruimschoots aanwezig zijn, is het niet meer nodig om zelf een netwerk aan te leggen. Vaak hoeft enkel het laatste deel naar de locatie wordt aangegraven. Aan de hand van zelfgekozen apparatuur kun je dan met bestaande glasvezel een eigen netwerk opbouwen, geheel naar je eigen behoefte. De bandbreedte daarbij is eigenlijk ongelimiteerd, omdat je het volledige netwerk zelf kunt benutten. Daarnaast is opschalen op basis van je eigen behoeften mogelijk. Wil je extra bandbreedte toewijzen aan een dienst of extra diensten toevoegen aan het netwerk, dan is dat snel geregeld zonder dat je extra bandbreedte hoeft in te kopen. Je hebt als bedrijf volledige controle over het netwerk, wat ruimte biedt voor het maken van strategische keuzes rondom het inrichten, beheren en beveiligen van het netwerk. Ook heb je meer controle over de veiligheid van je verbinding, om de benodigde belichtingsapparatuur in eigen beheer is. Je kunt ook extra encryptie implementeren. Inbreken op jouw netwerk wordt daarmee een stuk lastiger.

Dark Fiber

In bedrijf blijven als een onderdeel uitvalt

Dark Fiber maakt een directe verbinding tussen bijvoorbeeld twee bedrijfslocaties mogelijk, of tussen datacenters en jouw kantoorpand. Zo’n directe verbinding tussen twee locaties noemt men een linkverbinding. Omdat je daarbij niets te maken hebt externe glasvezelaanbieders, heb je in feite een eigen stuk glasvezel dat je naar eigen wens inrichten. Dit kan ook als een zogenaamde redundante verbinding met een ringstructuur gedaan worden. Het voordeel van zo’n constructie is dat jouw data verzonden kan worden via verschillende routes, waardoor het geheel ook goed blijft functioneren als een van de onderdelen om welke reden dan ook uitvalt.

Verhuizen kan spannend zijn en je kunt ernaar uitkijken om een nieuw bedrijfspand te betrekken, maar niemand heeft ooit echt zin in het daadwerkelijk verhuizen zelf. Een verhuizing is uiteindelijk toch een hoop geregel en gesjouw met spullen en er gebeuren altijd wel dingen waardoor het niet zo loopt zoals verwacht of gehoopt. Er zijn dan ook een aantal potentiële valkuilen om in te trappen bij je zakelijke verhuizing. We zetten vijf van deze valkuilen op een rijtje, zodat jij ze kunt proberen te vermijden wanneer jij gaat verhuizen met je bedrijf.

Denken dat het zonder hulpmiddelen kan

Natuurlijk, met menselijke inzet kan er een hoop verplaatst worden. Jouw medewerkers kunnen best wel die ene dag de handen uit de mouwen steken om de inboedel van het bedrijf te sjouwen. Maar dat betekent niet dat je ze het niet makkelijker hoeft te maken. Je kunt bijvoorbeeld een steekwagen (of meerdere) aanschaffen, zodat er meer dozen tegelijkertijd verplaatst kunnen worden zonder dat iemand er rugpijn voor hoeft op te lopen. Je wilt immers ook niet dat jouw bedrijfsverhuizing ervoor zorgt dat er medewerkers in de lappenmand komen te zitten. Zorg dus voor zo’n steekwagentje. Die komt later vaak nog eens van pas bij het verplaatsen van zware spullen.

Niet goed inschatten hoe lang het gaat duren

Al ben je nog zo’n optimist, te krap plannen gaat geheid voor problemen zorgen. Een verhuizing loopt zelden volgens plan of sneller dan verwacht. Onderschat niet hoeveel tijd er voor nodig is om je bedrijfsverhuizing te voltooien. Kijk dus uit met toezeggingen aan klanten. Verras ze liever met een levering die sneller is dan verwacht. Plan je ruim, dan is er ook minder reden om te stressen tijdens de verhuizing.

Verhuizen met je bedrijf

De ruimte verkeerd inschatten

Er zijn verschillende scenario’s waarbij je moet indikken met je bedrijf. Mogelijk lopen de zaken niet zo best en moet je daarom noodgedwongen naar een kleinere kantoorruimte verhuizen. Of je verhuist naar een betere locaties, maar moet vanwege de beperkingen van je budget wel genoegen nemen met een kleinere ruimte. Hoe dan ook, moet je je nieuwe bedrijfsruimte goed uittekenen om te zien wat je er precies in kwijt kunt. Het is immers onpraktisch wanneer je er ter plekke achter komt dat je veel te veel spullen op een te beperkte ruimte kwijt wilt. Een overvol kantoor is voor niemand prettig. Neem daarom bij je verhuizing afscheid van de spullen die niet op het nieuwe adres passen, of sla deze spullen tijdelijk op in een gehuurde opslagruimte.

Internetverbinding niet op tijd regelen

Een werkende internetverbinding op je nieuwe bedrijfslocatie is cruciaal. Het is niet voor te stellen hoeveel er opeens niet meer kan als je zonder internet zit; veel bedrijfsprocessen lopen dan vast. Daarom moet je ervan verzekerd zijn dat je op je nieuwe locatie werkend internet hebt op het moment dat je deze locatie betrekt. Dat betekent dat je dit op tijd moet gaan regelen, want er is altijd sprake van een levertijd. Bij voorkeur heb je al werkend internet, getest en al, voor de dag van je verhuizing.

Vergeten je adreswijziging door te geven

Vergeet niet dat verschillende instanties op de hoogte gebracht moeten worden van jouw adreswijziging. Dat regel je niet met één druk op de knop. Je moet je bank op de hoogte stellen, de Kamer van Koophandel, je eventuele verzekeraars en niet te vergeten je leveranciers en klanten. Maak van tevoren een lijst met iedereen die op de hoogte gebracht moeten worden. Laat je medewerkers de lijst aanvullen. Laat je dit na, dan gaat dat in de toekomst problemen opleveren.