Staat er binnenkort weer een event op de planning. Dan is het goed om een goede voorbereiding te treffen en een stappenplan op te stellen om zo geen punten over het hoofd te zien. Hieronder een aantal tips die u kunnen helpen bij het organiseren van het event.
- Regel tijdig een locatie passend bij uw event: Wanneer u een event organiseert is de plek waar dit gehouden wordt natuurlijk erg belangrijk. De locatie moet goed bereikbaar zijn voor de genodigde, maar het moet ook een ondersteunende functie hebben bij uw event. Wanneer u bijvoorbeeld een event organiseert over groen ondernemen. Zorg er dan ook voor dat de locatie hier ook bij aansluit.
- Verstuur de uitnodigen ruim voor het event: Vandaag de dag worden al onze agenda’s steeds voller en wordt het steeds lastiger een moment te prikken waarbij iedereen ook kan. Zeker bij grotere events is het niet gek dat gasten al een half jaar tot een jaar van te voren op de hoogte worden gebracht van de datum, zodat ze hier ook rekening mee kunnen houden.
- Zorg voor visitekaartjes en flyers: Het event zelf is natuurlijk het moment om contacten te leggen met bestaande relaties, maar ook met nieuwe relaties. Zorg dat u na een gesprek een visitekaartje en een flyer mee kunt geven met daarop beknopte informatie. De ontvanger kan dan na het event deze informatie nog eens rustig bekijken en zo zorgt u er voor dat u top of mind blijft. De visitekaartjes en flyers kunt u makkelijk online bestellen en laten drukken.
Dit is slechts een kleine top 3 van punten die afgevinkt moeten worden tijdens het organiseren en de uitvoer van een event. Belangrijkste tip maak een goede planning en een goed draaiboek!