Een zakelijke brief in het Engels opstellen lijkt soms best spannend. Want hoe zorg je ervoor dat je boodschap goed overkomt? Mag je wel direct zijn in een brief? En hoe voorkom je dat je verzandt in wollig taalgebruik? We hebben zes tips voor een goede zakelijke brief in het Engels.
Wees duidelijk
Voor alle communicatie geldt: wees duidelijk. Kom snel to the point en probeer wollig taalgebruik te voorkomen. Zeker bij het schrijven van een zakelijke tekst is dat heel belangrijk. Laten we eerlijk zijn: niemand heeft tijd om drie kantjes tekst te lezen. Bovendien wil jij gewoon snel resultaat, dus houd het zo duidelijk en resoluut mogelijk.
Let op de details en laat ook weten in je brief welke actie je verlangt. Dat kan natuurlijk best een beetje vriendelijk geformuleerd worden, maar vermeld het wel. Wees niet bang om duidelijk te zijn.
Keep it simple, silly!
Op één of andere manier denken we bij het schrijven van een brief in het Engels altijd dat we moeten schrijven alsof het een brief aan Koning Charles is. Dat is onnodig: je uitsloven met een zogenaamd grote woordenschat, draagt niets bij aan de waardigheid van je brief. Gebruik juist liever gewone, duidelijke woorden en zinnen dan vakjargon. Probeer technische termen juist te vermijden.
Maak duidelijk wat je precies wilt. Doe dat in duidelijke bewoordingen, zodat er geen misverstanden ontstaan. Maak je brief niet te ingewikkeld en probeer niet te belangrijk over te komen. Dat kan soms zelfs heel arrogant lijken, en dat wil je ook niet uitstralen. Denk ‘KISS’: Keep It Simple, Silly!
De juiste toon vinden
De manier waarop je een brief schrijft, is erg afhankelijk van het soort bedrijf waar je werkt en wat de communicatieprotocollen daar zijn. Wil je als bedrijf formeel overkomen, of wil je liever een wat vriendelijkere, casual sfeer? Het ligt er ook aan met wie je aan het schrijven bent. Een collega van een ander bedrijf, die ongeveer dezelfde functie heeft, zul je misschien anders aanschrijven dan de directeur of een hooggeplaatste manager.
Het is de toon die de muziek maakt. Meestal geldt wel dat een brief echt wat formeler van toon is dan bijvoorbeeld een e-mail. Het is goed hier rekening mee te houden, maar blijf wel de tip van de vorige alinea in je achterhoofd houden: houd het simpel.
Houd het doel voor ogen
Je kent het misschien nog wel van de lessen Engels vroeger: dat je eigenlijk een beetje vastliep in je Engelse brief het dat probeerde op te lossen met allerlei constructies om aan te tonen dat je écht wel Engels kunt. Doe dat nu niet meer. Houd juist het doel voor ogen. Je mag gewoon in duidelijke bewoordingen opschrijven waarom je de brief schrijft. Werk met een duidelijke opbouw en gebruik zelfs bulletpoints als dat nodig is.
‘I am writing you to inform you that..’ is altijd een goede zin. Deze zin dwingt je namelijk om na te denken over het doel van de brief, en maakt meteen duidelijk wat het doel is. Aan het eind van de brief kun je de eerder genoemde bulletpoints gebruiken: ‘To summarize:’ zou je kunnen gebruiken om een opsomming te geven van wat er besproken is. Op die manier weet je bijna zeker dat je op al je vragen en punten een antwoord zal krijgen.
Controleer de spelling en grammatica
Natuurlijk mag een zakelijke brief geen spelling- en grammaticafouten bevatten. Tegenwoordig zijn er allerhande tools waarmee je dit kunt controleren. Tot aan kunstmatige intelligentie aan toe. Eigenlijk is er geen enkel excuus meer om een brief met taalfouten te versturen. Je vindt online ook allerlei websites om je kennis over de Engelse taal bij te spijkeren.
Eigenlijk zou ieder professioneel bedrijf tijd moeten vrijmaken om het Engels van hun medewerkers op peil te houden. Bijvoorbeeld middels een cursus of door experts uit te nodigen.
Laat professionals meekijken
Heb je een brief in het Engels geschreven? Laat je brief aan je collega’s of leidinggevende zien. Misschien hebben zij nog iets aan te merken. Wanneer er nogal wat van de brief afhangt, zoals een zakelijke deal, is het altijd een goed idee om de brief ook aan professionals te laten zien. Zo zouden medewerkers van een professioneel Engels vertaalbureau je kunnen helpen. Je hoeft bij een vertaalbureau je brief niet altijd te laten vertalen: er werken vaak ook proofreaders.
Kom je er toch niet uit? Dan is het een goed idee om de communicatie helemaal door professionals te laten overnemen. Bijvoorbeeld door native speakers in te huren, die je punt perfect onder de aandacht kunnen brengen.