Wanneer u een congres organiseert, dan moet alles natuurlijk tot in de puntjes voorbereid zijn. Diegene die komt spreken moet allerlei materiaal ter beschikking hebben om de presentatie goed en duidelijk over te kunnen brengen. De zaal moet in orde zijn, de beamer moet werken… Allemaal zaken die perfect voorbereid kunnen zijn, maar die u zeker niet moet vergeten. Daarom een lijstje met nog meer handige en belangrijke tips als u een congres gaat organiseren:
1. Kies een ruime zaal die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en de auto. Zorg er in ook voor dat als er veel deelnemers zullen komen er een ruime parkeerplaats is voor de auto’s.
2. Als u de zaal heeft gekozen dan kunt u op basis van het aantal deelnemers de laptops huren die nodig zijn. U kunt de sprekers vragen om eventuele presentaties op een usb-stick mee te nemen of als u toegang tot het internet heeft het materiaal bijvoorbeeld te mailen.
3. Zorg voor voldoende broodjes of kleine versnaperingen. Het is handig om hiermee op tijd te beginnen en het aantal personen door te geven. Achteraf bespaart u dit een hoop moeite als er bijvoorbeeld 100 mensen komen en er hebben er maar 20 ingeschreven.
4. Denk er ook aan dat u voldoende pos materiaal op voorraad hebt om bijvoorbeeld uit te delen aan de mensen en aan de sprekers. Een belangrijk detail is om er voor te zorgen dat de beamers op en top werken, want iedereen die een degelijke presentatie geeft kan niet meer zonder die technologie. Denk ook aan eventuele microfoons als er in een grote zaal wordt gesproken.
