Een congres of een symposium organiseren is vaak een hele klus. Contact opnemen met sprekers, genodigden en het regelen van bedrijfscatering is vaak erg tijdrovend. Het is daarom verstandig om een goede planning te maken. Ben je klaar voor het congres? Dat kom je te weten door onderstaande checklist door te nemen.

  • Heb je een dagvoorzitter benaderd? Een dagvoorzitter kan zorgen dat vragen uit het publiek beantwoord worden en helpt bij het vlekkeloos laten verlopen van de dag.
  • Zijn de sprekers voorzien van de laatste informatie? Als er locatie- of tijdswijzigingen zijn, doe je er goed aan ze dat te laten weten. Kun je ze niet telefonisch bereiken of moeten de sprekers nog papieren ontvangen of ondertekenen? Schakel dan een koerier in, een voorbeeld is BMS Koeriers.
  • Heb je een draaiboek gemaakt? Als je dat nog niet hebt gedaan, is het handig om te noteren wat de gang van zaken bij eventuele onverwachte gebeurtenissen is. Wat als er een spreker in de file staat of als er iets anders gebeurt?
  • Hoe staat het met het budget? Mocht je nog budget over hebben, dan zou je kunnen denken aan het aanschaffen van een geschenk ter afsluiting van het congres. Of voeg gerechten toe aan de catering!
  • Is aan alle bezoekers gedacht? Zijn er genoeg stoelen, programmaboekjes en etenswaren voor in de pauze? Ook assistentie bij de garderobe is handig. Wie weet kun je hiervoor uitzendkrachten inschakelen.
  • Zijn er nog vragen? Heb je nog mails ontvangen over de locatie of het tijdstip? Zijn er afzeggingen of opmerkingen?

Tijdens het organiseren van een symposium of congres verlies je soms even het overzicht. Op de dag zelf komt het vast allemaal op z’n pootjes terecht. Heb de checklist gebruikt, dan ben je klaar voor je congres. Veel plezier!

Redacteur

Comments are closed.