Bij een businessmeeting draait het altijd om de
juiste voorbereiding. De eerste businessmeeting is meestal bedoeld om een
potentiële klant te overtuigen, om alvast te onderhandelen en een goede deal te
sluiten. Het is belangrijk om het onderste uit de kan te halen. Het draait
daarbij niet alleen om voorbereiding op de inhoud van het gesprek, maar het is
ook belangrijk welke zakelijke look men kiest.
De belangrijkste tips
De juiste uitstraling is belangrijk. Een goede
voorbereiding is het halve werk. Dat betekent dat men zal moeten uitzoeken hoe
hij of zij de meest ideale gesprekspartner kan zijn. Een goede voorbereiding op
de inhoud is dus belangrijk. Weet wie de gesprekspartner precies is, ken de
ins- en outs van het onderwerp en trek niet te veel de aandacht. Dit is ook de
reden waarom men even stil moet staan bij de kleding die hij aantrekt naar een
eerste businessmeeting. Zo zijn er kleuren die veilig zijn en kleuren die te
gewaagd zijn voor een zakelijk gesprek.
Wees voorbereid
Ten eerste: wees goed voorbereid. Daarom is het
belangrijk onderzoek te doen naar de gesprekspartner of gesprekspartner. Weet
wie de gesprekspartner is en wat de focus van deze persoon is. Tegenwoordig
hebben de meeste gesprekspartner sociale media. Daarmee is al duidelijk te stellen
welke opvattingen en uitstraling een gesprekspartner heeft. Dat geldt ook voor
het taalgebruik. Met name of de gesprekspartner heel formeel of juist informeel
is, speelt een belangrijke rol. Het is dus belangrijk om het gedrag van de gesprekspartner correct te spiegelen.
Kies een goede outfit
Goed voor de dag komen is belangrijk bij een
eerste businessmeeting. Het is immers zaak om een goede indruk te maken.
Zakelijke en representatieve kleding helpt hierbij. De meeste businesspartners
kijken naar de kleding en beslissen dan al of iemand de deal krijgt of niet.
Wat in in ieder geval belangrijk is voor een zakelijke look: nette
kleding die kreukvrij is, draag rustig ogende kleding en kies voor kleding die
comfortabel zit. Maak de look af met nette schoenen en eventueel een stijlvolle
jas plus wat accessoires.
Kies in ieder geval niet voor de vrijetijdslook,
ook als het bedrijf minder formeel is. Een shirt met prints en een spijkerbroek
met gaten is uit den boze. Kies bij een minder formeel bedrijf als man
bijvoorbeeld voor een zwart t-shirt en een grijze spijkerbroek. Kies niet voor
een zwart pak, maar voor donkergrijs of donkerblauw. Houd daarbij rekening met
de veilige kleuren.
Kleuren stralen namelijk een bepaald gevoel uit.
Grijs, donkergrijs, blauw, donkerblauw en lichtblauw zijn kleuren die zakelijk
goed passen. Minder veilige kleuren zijn zwart, wit, groen, bruin, rood of
donkerrood. Donkerrood straalt bijvoorbeeld negativiteit en arrogantie uit.
De minst veilige kleuren zijn de felle kleuren
zoals paars, oranje, geel en roze. Deze kleuren stralen weliswaar uit dat
iemand creatief, inspirerend en stimulerend is, maar vaak wordt dit gezien als
te veel van het goede bij een eerste businessmeeting.
Laat de gesprekspartner
uitspreken
Niets is zo vervelend als een gesprek waarin de
gesprekspartner elkaar niet uit laat spreken. Met andere woorden: is de ander
aan het woord, dan is het zaak om te luisteren. Het kan best voorkomen dat er
tijdens het gesprek iets duidelijk wordt waar de meningen over verschillen. Kom
niet in de verleiding om de gesprekspartner te onderbreken, maar laat diegene
uitspreken. Wacht dus totdat het hele verhaal compleet is. Onderbreken is niet
alleen onbeschoft, maar toont ook aan dat de interesse in een verhaal niet
wederzijds is.
Neem rustig de tijd om te
antwoorden
Een goed gebalanceerd antwoord kost even tijd.
Luister daarom goed naar wat de gesprekspartner te vertellen heeft. Onderbreken
is uiteraard uit den boze, maar meteen antwoord geven laat zien dat er al van
tevoren over nagedacht is, of dat het antwoord voortkomt uit een opwelling. Een
goed antwoord formuleren kost tijd. Luister daarom naar het hele verhaal en
wees even stil. Maak daarna een passend antwoord.
Niet te veel praten
Sommige mensen zijn zenuwachtig voor hun eerste
businessmeeting en klappen daardoor dicht. Anderen praten juist honderduit over
hun favoriete onderwerp. Wees daarom niet te veel aan het woord en probeer een
goede balans te vinden. Luisteren en spreken moeten ongeveer evenveel tijd
innemen. Zo hebben beide partijen de mogelijkheid om zichzelf kenbaar te maken.
Luisteren, antwoorden en
vertellen
Bij een gesprek staan drie zaken centraal:
luisteren naar wat de gesprekspartner te zeggen heeft, formuleer daarna een
antwoord en verklaar het antwoord daarna. Dit wordt ook wel eens ‘SEXI’ genoemd: Statement, Explain &
Illustration. Het is best mogelijk om het ergens oneens mee te zijn. Het is
beleefd om dan te wachten totdat de persoon is uitgesproken. Maar reageer eerst
op het verhaal in het algemeen. Geef duidelijk antwoord op de vraag. Ga daarna
pas door met het ingaan op punten waarover men het niet eens is.
