Tag

personeelsplanning

Browsing

Op momenten kan werk enorm stressvol zijn. Wanneer de werkdruk stijgt, is het logisch dat ook de druk op het personeel om te presteren toeneemt. De meeste burn-outs en gezondheidsklachten vinden hun oorsprong tijdens chaotische en drukke periodes waarin er veel deadlines en projecten te doen zijn.

Als het niet volledig duidelijk is wat er gedaan moet worden, zorgt dit voor veel onrust en spanning onder de werknemers en werkgevers. Het vele werk dat er gedaan moet worden, gaat immers ten kosten van deze mensen. Dit is waar een planning enorm bij kan helpen. Een helder overzicht waar alle opdrachten in staan, kan cruciaal zijn om een bedrijf door een zware periode te helpen.

Maar het kan heel lastig zijn om zomaar een planning te maken. Welke software gebruik je hiervoor? Hoe zorgt je ervoor dat deze planning logisch in elkaar zit? En snapt iedereen de planning? Om hier duidelijkheid en steun in te krijgen, kan personeelsplanning software goed van pas komen.

Het belang van een ijzersterke planning

Als er een opdracht of project binnenkomt, moet deze natuurlijk volledig voldoen aan de wensen en eisen die hieraan zijn meegegeven. Bedrijven hebben meestal werknemers in dienst die ieder een eigen functie bekleden. Zo heb je secretaressen en secretarissen, leidinggevenden, managers en nog vele andere functies die binnen bedrijven nodig zijn. Deze verschillen natuurlijk per organisatie.

Om ervoor te zorgen dat de opdrachten volledig en correct aangeleverd worden bij de klant, is het de bedoeling dat het juiste personeel hiervoor wordt ingezet. Door in een planning neer te zetten welke werknemers bepaalde taken uitvoeren, bevordert dit het samenwerken en wordt er overzicht gecreëerd. Er kan ingezet worden wanneer een bepaalde taak gedaan moet worden en welke werknemers er beschikbaar zijn om deze uit te voeren.

Door middel van personeelsplanning software, kan deze planning snel gemaakt worden en hoeft er niet veel tijd aan verspild te worden. Dit bevordert de mate van efficiëntie, draagt bij aan het doelmatig werken en zorgt voor tevreden klanten en medewerkers. 

Hoe begin je aan het maken van een planning met personeelsplanning software?

Het is lastig om uit het niets een planning op te stellen en in elkaar te zetten. Door gebruik te maken van personeelsplanning software zitten alle punten waar rekening mee moet worden gehouden standaard in het pakket. Zo hebben alle werknemers bijvoorbeeld toegang tot een rooster, waarin ze gemakkelijk hun beschikbaarheid in kunnen doorgeven.

Daarnaast kunnen de urenregistraties, specialisaties van werknemers, projecten en andere opdrachten ook in de planning worden vastgelegd. Het softwarepakket geeft handvatten om een goede en uitgebreide planning te maken en onduidelijkheid te voorkomen.

In sommige branches zijn bepaalde seizoenen extreem druk in vergelijking met andere maanden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de evenementenbranche, waarbij de zomermaanden enorme pieken kennen. Of de detailhandel, die in de winter voor de kerstperiode wel wat extra krachten kunnen gebruiken. Je kunt in zo’n geval het beste zzp’ers aannemen die je een tijdelijke overeenkomst aanbiedt of waarbij je het per maand aankijkt. Natuurlijk komt hier wat organisatie bij kijken, en moet je deze mensen het gevoel geven dat ze niet voor niets akkoord gaan met een onzekere werkperiode. We geven je graag een paar tips hoe je dit het beste aan kunt pakken.

Een goede planning

Als je met een hoop flexwerkers gaat werken voor een of een aantal maanden, is het verstandig om structuur aan te brengen in de planning. Waarschijnlijk kun je ze geen vaste uren of dagen geven, in verband met je vaste personeel. Je zult ze dus goed in moeten plannen zodat je op de drukke dagen goed bezet bent. Structuur in je personeelsplanning is hierbij het allerbelangrijkste. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een personeelsplanning-app, waarbij je flexwerkers hun beschikbaarheid op kunnen geven en je ze gemakkelijk in kunt delen. Dit scheelt een hoop onnodige communicatie en tijd!

Helderheid en transparantie

Helderheid-en-transparantie

Personeel en flexwerkers houd je het beste tevreden met duidelijkheid en transparantie. Laat ze van tevoren weten hoeveel uur per week je ze nodig zal hebben, mochten ze bijvoorbeeld ook nog voor andere opdrachtgevers willen werken. Het zou natuurlijk ontzettend zuur zijn als zij veertig uur per week vrijhouden voor jouw organisatie, terwijl jij misschien maar twintig uur werk voor ze hebt. Daarnaast is het verstandig om direct duidelijkheid te geven over het uurtarief en eventuele fooien of bonussen. Zo ontstaat er later geen gedoe hierover en weet elke partij wat ze kunnen verwachten.

Combineer vast personeel met flexwerkers

In de maanden dat het extra druk is, zal je sowieso je vaste personeel moeten combineren met flexwerkers. Het is handig als je hen ruim van tevoren inlicht hierover en medewerking vraagt om de flexwerkers te helpen zo snel mogelijk mee te draaien met de rest van het team. Laat ook nooit alleen flexwerkers de dag afsluiten of opstarten, maar zorg dat er altijd een vast iemand bij is die precies weet wat de gang van zaken zijn. Zo kun je erop vertrouwen dat je alles onder controle hebt.