Het idee is vaak zo geboren, de uitvoering vraagt extra tijd en inspanning. Als jij plannen hebt om een bedrijfsevenement te organiseren, dan komt er heel veel op je af en moet meer geregeld worden dan je voor mogelijk gehouden had. Neem alleen al de keuze voor een locatie.
Wel eens aan het huren of kopen van tenten gedacht?
Wat betreft de locatie is het verstandig eens aan tentenverhuur te denken. De moderne tenten van nu zijn veelzijdig en in te richten zoals jij dat wenst. Helemaal als er ruimte genoeg is voor het plaatsen van tenten, zou je dit eens serieus moeten overwegen. Tenten kopen kan ook een optie zijn als je plannen hebt om vaker evenementen te gaan organiseren. Dan kan het zelfs veel voordeliger zijn om de opties voor tenten verkoop te checken.
Kijk of er geen andere activiteiten in de buurt zijn
Zo, de locatie en accommodatie heb je. De volgende belangrijke stap is het vaststellen van een datum. Ook dit is geen natte vinger werk. Check altijd of er niet op de beoogde dag ergens in de buurt al iets te doen is. Dat zou uiteraard zonde zijn en kost je bezoekers. Is ook dit duidelijk, dan kun je verder gaan bouwen aan een onvergetelijk bedrijfsevenement. Dan ga je aan de slag met de invulling van de catering bijvoorbeeld en smeed je een hecht team om je heen van mensen die je helpen bij de organisatie. Geef daarbij de mensen binnen de gestelde kaders de vrijheid, zit niet zelf overal bovenop. Plan een periodiek overleg in waarin de teamleden verslag doen van hun activiteiten en stuur dan pas bij, mocht dat nodig zijn.
Leg entertainment zo vroeg mogelijk vast
Belangrijk tijdens een bedrijfsevenement zijn uiteraard de sprekers. Leg die tijdig vast en denk ook na over andere vormen van entertainment. Ook hier wacht je bij voorkeur niet te lang mee, want de betere artiesten zijn vaak al snel volgeboekt. En zo vul jij het evenement van A tot Z in. Alles wat je doet houd je bij voorkeur bij in een planboek. Altijd handig voor als je een soortgelijk evenement gaat organiseren. Zijn in elk geval de datum, sprekers en artiesten bekend? Maak dan snel een website en een pagina op de verschillende social media kanalen aan ter promotie van je bedrijfsevenement.