Tag

urenregistratie

Browsing

Je kent de term “uurtje factuurtje” vast nog wel, of de uitspraak “en dan beginnen we pas met alleen de voorrijkosten”. Vervelender dan deze termen en kreten kan tegenwoordig bijna niet meer. Dienstverlening en klantgerichtheid wordt steeds hoger gewaardeerd. Voor je bedrijf geldt echter wel: hoe efficiënter er gewerkt kan worden en hoe meer opdrachten er voltooid kunnen worden des te beter dat is voor de bankrekening. Verloren uren is immers ook verloren geld. Met een duidelijke en makkelijke tijdsregistratie kun je veel winnen. OutSmart helpt je met slimme software om altijd een sluitende tijdregistratie en urenverantwoording af te leveren.

De voordelen van tijdsregistratie

Timemanagement is niet alleen een populair gebruikte term binnen het bedrijfsleven maar is ook gewoon van essentieel belang voor de planning binnen je afdeling. Met een compleet pakket van OutSmart heb je een tool in handen die je medewerkers op kantoor en in de buitendienst kan helpen om zo efficiënt mogelijk samen te werken en op die manier je klanten zo snel en zo goed mogelijk te kunnen helpen. Zo kun je je buitendienst perfect managen. Verder bespaar je juist tijd door tijdsregistratie! Dat klinkt misschien een beetje vreemd, maar mondelinge communicatie en zwervende handgeschreven werkbonnen zijn vaak funest voor de voortgang van de processen. Juist daarom kost je tijdsregistratie enorm veel tijd. Doordat je dit van a tot z digitaliseert is dat gelukkig verleden tijd.

Hoe werkt het?

De urenregistratie van je personeel is alleen al een hele klus. Dit kun je met de tijdsregistratie van OutSmart eenvoudig makkelijker maken. Je tijdsregistratie zit al verwerkt in het hele proces dat je doorloopt. Van offerte tot betaling! Het werkt zo: door een professionele offerte te maken in je eigen huisstijl kun je de klant een digitale offerte sturen die direct getekend kan worden. Deze zet je weer om naar een werkbon voor je collega. De werkbon gaat dan naar het digitale planbord en wordt ingepland bij de eerste beschikbare medewerker. Hij of zij voert de aangeboden klus uit, laat deze direct online tekenen voor akkoord en stuurt het akkoord via de app weer terug naar de administratie. Wanneer je akkoord bent met de werkbon komt er direct een factuur tevoorschijn zodat je deze kan versturen! In dit proces worden de uren die zijn ingepland direct berekend en gekoppeld aan de werkbon. Mocht het onverhoopt toch meer of minder worden dan kun je dit handmatig via het systeem aanpassen.

Waarom tijdsregistratie?

Het is belangrijk dat je inzicht hebt in hoe je bedrijf functioneert. Gebruik je de tijd wel nuttig en plan je de opdrachten op een efficiënte manier in? Hoe zonde is het als je medewerkers kris kras door het land rijden voor hun klussen terwijl het wellicht veel makkelijker is om ze per gebied in te delen. Dat scheelt je reistijd, brandstof en vooral werkuren die veel beter besteed hadden kunnen worden. tijdsregistratie en het sturen op efficiëntie is daarom belangrijk voor je bedrijf. Met de slimme software die OutSmart je aanbied kun je weer up-to-date verder werken en ontwikkelen en uitgroeien tot de beste in jouw branche.

Vraag jij je wel eens af hoe je organisatie er over 10 jaar uitziet? Technologische ontwikkelingen hebben een enorme impact op je business. Simpele taken die vroeger handmatig werden uitgevoerd, worden nu automatisch gedaan door een computer, algoritme of robot. Digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Maak gebruik van de digitale innovaties en maak je organisatie future proof.

Dit kun je doen:

Digitaliseer je dossier. In een digitaal dossier verzamel je alle documenten die te maken hebben met je medewerkers, klanten, leveranciers en andere partijen. Iedereen krijgt zijn eigen digitale dossier waarin je contracten, verslagen, notulen, facturen en identiteitsbewijzen bewaart. Door je dossiers te digitaliseren, kun je administratieve processen ook digitaliseren. Dit vergroot je efficiency en verlaagt de kosten.

Iedereen die toegang heeft, kan er altijd en overal bij. Dat betekent ook dat elk dossier altijd up-to-date is, want elke verandering ligt vast. Daardoor zijn alle medewerkers die met een dossier moeten werken, constant op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Bied je medewerkers de mogelijkheid om uren te registreren met een app

Een urenregistratie app maakt het voor jouw collega’s heel makkelijk om uren te boeken. Wees wel kritisch of deze app het ook makkelijker maakt voor de administratie. Er zijn namelijk ontzettend veel apps om apps om gewerkte uren te registreren. De meeste apps zijn aan de voorkant heel gebruiksvriendelijk en gemakkelijk in gebruik.

Bij het aanschaffen van een urenregistratie app is vooral belangrijk dat de app gekoppeld kan worden met je ERP- of HR-systeem. Je wilt voorkomen dat de geregistreerde uren handmatig moeten worden overgenomen voor de facturatie.

Optimaliseer je marketing

Geloof het of niet, maar er zijn nog steeds organisaties die geen digitale marketingstrategie hebben. De website fungeert als een visitekaartje. Het jaarlijkse marketingbudget wordt besteed aan print (visitekaarten, brochures en flyers) en beurzen.

Waarschijnlijk zijn er nog steeds bedrijven die succesvol zijn met deze manier van marketing. Maar online liggen minstens zo veel kansen. Daarom is het belangrijk om je organisatie klaar te maken voor een digitale marketing strategie.

Je website zou geen visitekaartje moeten zijn, maar een verkoopkanaal. Investeer in een sterke basis: een goede website, kwaliteits-content en SEO.

 

Of je nu een eigen bedrijf hebt met meerdere medewerkers of wanneer je helemaal voor jezelf werkt als ZZP’er: het is belangrijk om je urenregistratie zorgvuldig bij te houden. Dit kan natuurlijk met behulp van Excel, handige software op je computer, online programma’s maar ook met behulp van handige applicaties voor urenregistratie. Wanneer je je uren op de juiste manier bijhoudt zul je zien dat je behoorlijk wat tijd overhoudt voor de taken die er tijdens je werk echt toedoen. De meeste ondernemers laten hun urenregistratie voor wat het is wanneer ze tijd tekort komen. Het is echter aan te raden om hier toch tijd aan te besteden. Met behulp van een automatisch programma wordt dit niet alleen gemakkelijker maar ook nog eens leuker. Ook zijn er diverse applicaties voor smartphone of tablet ontworpen waarmee je eenvoudig uren kunt registreren.

Waarom uren registreren?
Er zijn een aantal redenen waarom je als ondernemer of ZZP’er je uren moet registeren. Als eerst is het belangrijk wanneer je bij de Belastingdienst je aantal gewerkte uren moet tonen. Dit kan bijvoorbeeld in het geval zijn wanneer je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek. Hierbij moet je je urencriterium van 1225 uren per jaar halen én dit aan kunnen tonen wanneer de Belastingdienst daar om vraagt. Het is natuurlijk niet alleen voor de Belastingdienst handig om je administratie omtrent je uren op een rij te hebben. Ook voor jezelf is het heel handig wanneer je wanneer je wilt je uren en bonnetjes in kunt kijken. Op die manier zie je snel en eenvoudig voor welke taken je de meeste tijd kwijt bent en waar je eventueel dingen kunt veranderen om tijd te besparen. Op die manier verdien je niet alleen tijd maar ook geld met je zogeheten uurtje-factuurtje.

Hoe uren registreren?
Je kunt ervoor kiezen om je uren handmatig op te schrijven in je agenda. Hoewel dit nogal omslachtig kan zijn, zijn er nog steeds ondernemers die hiervoor kiezen. Een snellere en vooral gemakkelijkere manier is het online bijhouden van je uren. Er zijn vandaag de dag diverse bedrijven waar je terecht kunt om automatisch je uren te laten bijhouden. Maak bijvoorbeeld een profiel aan bij een van de aanbieders en voeg gemakkelijk je bonnetjes en uren toe. Er bestaan bijvoorbeeld systemen waarbij je werkt volgens een takenpakket: zodra er een taak klaar is en jij deze afvinkt zijn op die manier de uren bijgehouden. Natuurlijk zijn er ook andere manieren om automatisch je uren te registreren. Check online meerdere aanbieders om te kijken welke aanbieder het beste bij jouw manier van werken past.

Voordelen van uurtje-factuurtje registeren
Het grootste voordeel van je uren bijhouden is om op die manier tijd en zo geld te besparen. Andere voordelen van per uur facturen en dus registreren is dat je als opdrachtnemer en als opdrachtgever precies weet waar je aan toe bent wat betreft het salaris. Spreek van tevoren bijvoorbeeld een projectprijs af van het totaal aantal uren wat de afnemer nodig denkt te hebben voor de opdracht. Hij of zij kan deze uren eenvoudig en snel registreren via een online systeem (of via een applicatie op de smartphone) en de opdrachtgever weet hoeveel uren en geld hij of zij kwijt is. Het belangrijkst hierbij is dus om duidelijke afspraken te maken omtrent uurtje-factuurtje. Op die manier weet je precies wat je wel of niet aan elkaar hebt wanneer je afspraken op werkgebied maakt.

Het bijhouden van uren binnen een bedrijf is zeer belangrijk. Je wilt als ondernemer immers precies inzicht in alles wat er gebeurt binnen je bedrijf. Of je nu een ZZP’er bent die voor zichzelf werkt of je geeft leiding aan een grote onderneming of afdeling. Urenregistratie is belangrijk om de doeltreffendheid van een bedrijf steeds verder te vergroten. Nu ga je dit natuurlijk niet meer allemaal zelf met de hand of met een Excel-sheet zitten bijhouden. Daarvoor gebruik je natuurlijk programma’s die hiervoor ontwikkeld zijn. De vraag is dan natuurlijk alleen: welke programma’s hiervoor geschikt zijn voor jouw onderneming.

Tijd besparen op tijdregistratie
Het klinkt misschien gek, maar eigenlijk is het natuurlijk erg logisch. Ook het registreren van uren kost tijd. Dit wil je natuurlijk zo veel als mogelijk beperken. Het is immers zo dat elke minuut die je kunt besparen ingezet kan worden voor iets anders binnen het bedrijf. Zeker wanneer het tijd betreft waarin niets verdiend wordt, zoals de tijd die nodig is voor administratieve zaken. Programma’s of apps die dit zo makkelijk mogelijk maken genieten dus de voorkeur. Deze kosten immers weinig tijd.

In handen van de boekhouder
Wie zijn werknemers niet te veel wil belasten maakt het registreren van de uren gewoon onderdeel van het boekhouden. Door het bijhouden van de gebruikte tijd voor allerlei opdrachten in handen van de boekhouder te geven, kunnen alle werknemers hun tijd gewoon gebruiken om de werkzaamheden te doen waarvoor ze in eerste instantie waren aangenomen. Dit is natuurlijk met het oog op het maken van winst en meer van dergelijke zaken een aantrekkelijke wetenschap. Het is dus het overwegen waard om dit ook te doen.

Een app of programma kiezen
Er zijn steeds meer programma’s die je kunt gebruiken voor urenregistratie op de markt. Dit kan het kiezen van het juiste programma wel iets ingewikkelder maken. Bedenk je dan ook goed wat je precies wilt. Wil je bijvoorbeeld dat je werknemers in de buitendienst direct hun uren kunnen registreren? Dan is een programma met een zeer goed werkende app wel heel belangrijk. Zo kan iedereen direct via de smartphone alle gegevens doorgeven en kan er snel gehandeld en geanalyseerd worden.