Tag

thuiswerken

Browsing

Een groot deel van de werkende, Nederlandse bevolking werkt al enkele maanden thuis. En er is een grote kans dat we allemaal nog niet meteen terug naar kantoor kunnen. Deze grote verandering had uiteraard veel invloed op het dagdagelijkse leven. Voor veel personen zorgde thuiswerken voor een productiviteitsdip: er zijn immers veel afleidingen thuis en je hebt geen collega’s rondom je die het opmerken als je een tijdje in gedachten verzonken zit. Lijkt het je wel fijn om de volgende thuiswerkmaanden nét wat productiever door te maken? Lees dan onze drie tips in dit artikel! 

1. Een gezonde geest in een gezond lichaam

Dit spreekwoord is misschien een beetje cliché, maar het is wel zo correct: bewegen kan ervoor zorgen dat je je beter voelt. Als je veel minder beweegt nu je thuiswerkt, kan het positief zijn voor je mood én je productiviteit om wat meer te sporten. Vervang je fietsen naar kantoor door een korte wandeling tijdens je lunchpauze of een fijn fietstochtje na een lange werkdag. Even endorfines krijgen door te sporten, hoeft ook niet veel tijd in te nemen. Zo kun je allerlei handige apps downloaden met mini-workouts, zoals de ‘7 minute workout app’. In slechts zeven minuten sport je even – wedden dat je je erna weer fris voelt? 

2. Focus beter en blokkeer je social media

Door social media scrollen is erg fijn, maar vaak verlies je elk besef van tijd. ‘Even scrollen’ wordt al snel een halfuurtje – voor je het weet zag je waar je ex-collega op reis ging, bekeek je een kookvideo en las je tientallen tweets. En als je je notificaties altijd aan hebt staan, word je ook op elk moment van de dag gebombardeerd met triggers om je apps opnieuw te openen. Het is immers erg aanlokkelijk om te kijken waarin je net werd getagd … Voor velen vreet social media aan hun focus. Heb je hier ook last van? Dan kan een app die alles blokkeert tijdens werktijd je helpen. Er zijn verschillende apps die hierbij kunnen helpen, zoals Offtime, Moment en FlipD. Geef aan wanneer je je moet concentreren en wat de app moet blokkeren: appjes, social media meldingen, sms’en … jij kiest! 

3. Zorg dat je alles bij de hand hebt om goed te kunnen werken

Zorg dat je alles bij de hand hebt om goed te kunnen werken

Ben jij soms snel afgeleid door dingen in huis? Je zoekt een pen om iets op te schrijven, moet hiervoor naar een andere kamer … en dan zie je een wasje liggen. Nou – even snel een wasje draaien is geen probleem, toch? En voor je het weet zit je een half uur later weer voor je laptop. Oeps! Als je weet dat je snel je focus kunt verliezen, is het een aanrader om elke ochtend te checken of je alles bij de hand hebt om goed te kunnen werken. Pennen, een notepad, goede headphones – liefst noise cancelling die alle lawaai buiten houden -, een grote fles water en allerlei opladers. Het is altijd een aanrader om dubbeltjes te hebben van je belangrijkste kabels, bijvoorbeeld van je iPhone of Samsung oplader. Anders versleep je de oplader steeds overal in huis en wedden dat je ‘m dan niet vindt als je met een bijna lege telefoon een klant moet bellen? 

We wensen je in ieder geval veel succes met thuiswerken de volgende maanden! 

We kennen allemaal inmiddels wel het concept van bellen via het internet. We doen het met apps als Skype en WhatsApp om belkosten uit te sparen, ook al levert het regelmatig een moeizaam gesprek op door de wisselende kwaliteit van de verbinding. De kwaliteit van het internetsignaal bij de deelnemers aan het gesprek is immers bepalend hiervoor. Dat klinkt niet als een geschikte oplossing voor zakelijk bellen. Toch kan zakelijk bellen via het internet wel degelijk op een professionele manier: met behulp van VoIP. We leggen uit wat dat is en wat je eraan hebt.

Wat is VoIP?

VoIP is een afkorting die staat voor Voice over Internet Protocol, met andere woorden: bellen via internet. Je belt met VoIP dus niet via een analoge of digitale (ISDN) lijn, maar via je internetverbinding. Dat betekent dat het ook niet hetzelfde is als digitaal bellen, waarbij je aangesloten bent op het openbare telefoonnetwerk en belt naar telefoonnummer, zoals ook het geval is bij een analoge lijn. Bij internetbellen werkt het anders, want daarbij bel je naar IP adressen. Dat heeft mede tot gevolg dat je bij VoIP telefonie een betere geluidskwaliteit hebt tijdens je oproep dan bij analoog of digitaal bellen.

Toch bereikbaar bij een internetstoring

Maar hoe zit het als je te maken krijgt met een internetstoring? Ook met een zakelijk internetabonnement is het niet uitgesloten dat je op enig moment zonder internet komt te zitten. Bellen via internet is dan ook niet meer mogelijk, en dat levert een serieus probleem op voor je bereikbaarheid en bedrijfsprocessen. Met Hosted VoIP kun je dit probleem omzeilen. Je kunt dan instellen dat binnenkomende oproepen wanneer er geen internet is automatisch worden doorgezet naar een mobiele telefoon. Zo blijf je als bedrijf toch bereikbaar. Dit is een oplossing die ook werkt in het geval van een stroomstoring, als je internetverbinding en vaste telefoontoestellen niet meer werken.

Integratie met andere systemen

Vooral wanneer je te maken hebt met een groot klantenbestand waar geregeld telefonisch verkeer meer is, is het praktisch als je telefonie geïntegreerd kan worden met je CRM- of ERP-applicatie. Omdat VoIP volledig via het internet werkt, is integratie met andere bedrijfssystemen goed mogelijk. Dit betekent dat oproepen gekoppeld kunnen worden aan een klantdossier, waardoor alle benodigde informatie van een klant altijd direct bij de hand is en informatie uit het telefoongesprek eenvoudig op de juiste plek geregistreerd kan worden. Ook kun je door systemen te integreren bijvoorbeeld je telefonische marketingactiviteiten doormeten.

Wat heb je aan voip

Meerdere gesprekken tegelijkertijd op één nummer

Maak je nog geen gebruik van een telefooncentrale, dan biedt zakelijke VoIP telefonie het voordeel dat je op hetzelfde nummer evenveel gesprekken tegelijkertijd kunt voeren als er aangesloten toestellen zijn. Je hebt dus niet te maken met een bezette lijn wanneer er één medewerker aan het telefoneren is. Het uitbreiden van je capaciteit is niet ingewikkeld. Hiervoor sluit je nieuwe VoIP toestellen aan op het internet en stel je simpelweg in je online telefooncentrale in wat er moet gebeuren wanneer jouw telefoonnummer gebeld wordt. Een nieuwe medewerker kan dus gemakkelijk en snel een eigen telefoon krijgen, ook met een eigen telefoonnummer.

Kosten van VoIP

vAfhankelijk van de infrastructuur die je gebruikt en de hoeveelheid telefoons of medewerkers die van de dienst gebruik maken, kan VoIP een flinke besparing opleveren. In het gunstigste geval bespaar je tot 70 procent op kosten van bellen op de ouderwetse manier door via internet te bellen. De gesprekken zelf zijn doorgaans goedkoper en onderling bellen zelfs vaak gratis. Omdat er doorgaans altijd een server van een telecomprovidertussen zit, is bellen via internet nooit helemaal gratis. Dit is onder andere omdat de Autoriteit Consument & Markt (ACM) strenge eisen heeft opgelegd aan de telecommarkt en dienstverleners aan eisen moeten voldoen. De kosten die zij hiervoor maken worden aan jou als gebruiker doorberekend. Daar tegenover staan wel weer interne kosten die je zelf uitspaart, zoals de afhandeling van telefoondeclaraties van medewerkers en een eenvoudigere administratie. Bovendien kun je uit IP telefonie rapportages halen die je meer inzicht geven in kostenstructuur en belgedrag. Met dit in de hand kun je medewerkers bewuster maken van de belkosten die ze maken. Wel moet je bij een overstap naar IP-telefonie speciale IP toestellen aanschaffen. Hiervoor kun je op zoek gaan naar een gunstige aanbieding.

De afgelopen maanden hebben veel bedrijven er noodgedwongen voor moeten kiezen om de medewerkers thuis te laten werken. Dit om het COVID-19 virus tegen te gaan en zoveel mogelijk in te perken. Een bijkomend verschijnsel is dat veel medewerkers het juist als heel prettig hebben ervaren om de werktijd te verdelen over deels op kantoor en deels thuis te werken.

Een ontwikkeling die ook werkgevers veelal toejuichen, maar de faciliteiten moeten dit ook mogelijk maken. Niet iedereen beschikt over een goede werkplek thuis en dit is natuurlijk wel heel belangrijk. Hieronder hebben wij een paar punten op een rijtje gezet die belangrijk zijn voor een goede en functionele thuiswerkplek interieurontwerp assen .

Comfortabel bureau en bureaustoel:
De zitplek is net als op kantoor zeer belangrijk. Om de dag fit en productief door te brengen is het belangrijk dat je de juiste zit- of stahouding hebt. Wanneer dit niet het geval is dan zul je merken dat het energie level en de concentratie afneemt en je ’s middags veel minder productief bent. Soms merk je niet gelijk dat je werkplek niet voldoet, maar er kunnen dan wel klachten op de lange termijn ontstaan. Dus zorg dat je vanaf dag 1 goed zit.

Goede pc of laptop:
Wanneer je thuis gaat werken is het fijn dat je over precies dezelfde bestanden en programma’s beschikt als op kantoor en dat bestanden ook gesynchroniseerd worden, zodat je op iedere plek verder kunt werken. Een laptop is hier ideaal voor, omdat deze ook nog een makkelijk mee te nemen is. Wanneer er niet voldoende budget is om een nieuwe laptop te kopen is het huren van een laptop wellicht de oplossing. Op deze manier beschikt u altijd over up-to-date materiaal tegen een betaalbare prijs.Via Flexitrent.com wordt een groot aanbod aan verschillende laptops aangeboden. Zo kun je gemakkelijk uitzoeken wat bij jou en jouw werkzaamheden past. Ben je een echte Apple fanboy en liever een Macbook huren? Ook dat is mogelijk.

Rustige werkomgeving:
De zitplek is belangrijk, het materiaal is belangrijk, maar het is ook heel belangrijk dat je je kunt afsluiten van andere die ook thuis zijn. Tijdens de Coronatijd hadden veel mensen te maken met partner en kinderen die ook thuis waren. Een moeilijk gegeven als je je moet concentreren op een moeilijk vraagstuk of een belangrijk telefoongesprek. Indien mogelijk is het dan ook fijn om een thuiskantoor in een aparte ruimte die af te sluiten is te creëren. Dit is niet alleen tijdens de werkdag fijn, maar ook wanneer de werkdag erop zit. Je kunt je dan makkelijker afsluiten voor de werkzaamheden en weer genieten van de vrije avond.

Kortom thuiswerken kan voor vele een mooie aanvulling zijn op de kantooruren, maar zorg wel dat uw plek in orde is en dat u het contact met collega’s niet verliest. Het sociale aspect van collega’s kan thuis nog wel eens gemist worden!

Ruim 40% Nederlanders zou zichzelf niet laten thuiswerken. Dat blijkt uit onderzoek* van Manutan naar de efficiëntie op de werkvloer. Afleiding en een slechte inrichting van de thuiswerkplek dragen daaraan bij. Goede afspraken, eerlijk zelfonderzoek en een serieuze aanpak, helpen volgens Manutan thuiswerken wél tot een succes te maken.

Afleiding: huishouden, kinderen en partner
De helft van de thuiswerkers is weleens afgeleid tijdens het werk. 1 Op de 10 zelfs regelmatig tot vaak, zo blijkt uit het onderzoek onder 1.000 werknemers. De meest genoemde afleidende factoren zijn:

  • 1) huishoudelijke werkzaamheden (27%)
  • 2) de kinderen (20%)
  • 3) mijn partner (13%)

Huishoudelijke werkzaamheden zijn overigens voor zowel mannen (25%) als vrouwen (31%) de meest genoemde reden. De partner blijkt vooral voor mannen een flinke afleidingsbron (15%, tegenover 6% van de vrouwen). Verder worden de tv en herrie bij de buren nog genoemd als productiviteitskillers.

Slechte kwaliteit werkplek
De thuiswerkplek blijkt lang niet altijd goed ingericht. Als er in huis al ruimte is voor een apart kantoor, dan is dat lang niet altijd met goed meubilair gevuld. Maar liefst 62% van de ondervraagde werknemers geeft aan dat de thuiswerkplek niet ergonomisch is ingericht. Toch heeft de werkgever daarin volgens de Arbowet een zware verantwoordelijkheid.

Goede afspraken, serieuze aanpak
Wil je van thuiswerken een succes maken, dan moeten managers/werkgevers en werknemers er serieus voor gaan zitten, zo vindt Lydia Rongen, HR Manager Benelux van Manutan. “Een Lydia Rongen Portraitthuiswerkplek kan de productiviteit juist enorm ten goede komen. Maar dat vraagt maatwerk, vertrouwen en support van een manager en van de werknemer eerlijkheid en een goede aanpak. Niet alleen voor het inrichten van een uitstekende thuiswerkplek, maar ook om mogelijke afleiding in goede banen te leiden” aldus Rongen. “Een beetje afleiding is overigens prima, want niemand kan uren achter elkaar supergeconcentreerd en productief zijn. Maar maak wel onderscheid tussen gewenste en ongewenste afleiding. En natuurlijk moeten iemands werkzaamheden wel geschikt zijn om thuis te verrichten. Wanneer je bijvoorbeeld in een productiehal of magazijn werkt, gaat dat vaak niet of lastig.”

*) Onderzoek november 2015 onder 1000 respondenten in verschillende leeftijdscategorieën, werkzaam bij kleine, middelgrote en grote bedrijven in Nederland door Manutan i.s.m. NovioData.