Een recente studie van SPS had het over de hoge kost van ‘keeping the lights on’: de kostprijs om gewoon hetzelfde te blijven doen. Hoewel niemand op IT besparen wil, impliceert het tegenovergestelde dat er minder innovatiebudget overblijft. Besparen op het IT beheer zorgt er dan ook voor dat we net gerichter investeren kunnen. Maar hoe kunnen we nu juist besparen zonder structureel aan het IT beheer te raken? Er zijn voorbeelden legio. Onderstaande vier eenvoudige tips helpen jou alvast verder.
# 1. Zet in op SAM
In vele organisaties is er geen sprake van softwarebeheersing. Zo merken we bijvoorbeeld dat programma’s op alle computers geïnstalleerd worden, terwijl sommigen zelfs geen flauw benul hebben van welk nut ze dienen. Anderzijds zijn er bedrijven die maar al te graag besparen op (officiële) software, terwijl dat dan weer in hogere IT-uitgaven (én juridische kosten) kan resulteren. Via een goed licentiebeheer gaat men na welke medewerkers welke licenties nodig hebben en wat de levensduur van een programma is. Op basis van die gegevens worden dan licenties aangekocht die het best passen bij de noden van de onderneming. Ook het verlagen van de supportkosten is een belangrijk onderdeel van software asset management.
# 2. Houd rekening met de toekomst
Bij de noodzaak van SAM haalden we het reeds aan: we houden best rekening met de levensduur van software. Ook voor hardware is dat het geval. Wees dan ook kritisch bij het vergelijken van verschillende offertes: lang niet alle hardware zal de tand des tijds immers even goed doorstaan. Verder houd je best ook rekening met zowel interne als externe ontwikkelingen opdat jouw IT-systemen altijd up-to-date zijn. Bij een adequaat SAP beheer zal je bijvoorbeeld de laatste trends op de voet moeten volgen en de IT-systemen steeds tijdig moeten actualiseren. Uiteraard geldt dat ook gewoon voor de andere domeinen van IT beheer.
# 3. Stel efficiëntie voorop
Een goed IT-systeem is één. Uiteraard moeten we het ook efficiënt inzetten. Of: het IT beheer moet misschien beter aansluiten bij de bedrijfsprocessen, afhankelijk van de gehanteerde zienswijze. Hoe dan ook kunnen we zelf een en ander doen om de efficiëntie te verhogen.
Zo heeft onderzoek uitgewezen dat een goede spamfilter in een toegenomen efficiëntie en concentratie resulteert, wat jaarlijks in een kostenreductie van duizend tot vijftienhonderd euro uitmonden kan. Ook andere eenvoudige ingrepen zijn mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het aanbrengen van structuur in bestaande mappen of de keuze voor een Cloud First strategie om de verschillende omgevingen eenvoudiger samen te laten werken.
# 4. Bespaar op de energiekosten
Een IT-omgeving is vaak een energieverslinder en dat terwijl de energieprijzen steeds verder oplopen. Bij het opvragen van verschillende offertes zal ook het nagaan van de energiekost een interessante oefening zijn. Zo kan de gerichte vervanging van een oude monitor een jaarlijkse besparing opleveren van maar liefst 80(!) %. Volgens een gelijkaardige visie kan ook een centrale remote desktop interessant zijn om minder energie te verbruiken en de levensduur van lokale computers te verlengen.
Denk overigens ook aan structurele aanpassingen. Zo kan de in de serverruimte opgewekte warmte vaak eenvoudig hergebruikt worden voor de verwarming van het kantoorgebouw. Ook hier is een fikse energiebesparing mogelijk.
Meer bespaartips? Lees dan zeker ook deze vier tips om te besparen op ICT kosten!
