Menu
Vergaderen

Handige tips voor effectief vergaderen

Iedereen kent het wel: een vergadering die veel te veel tijd in beslag neemt. Er blijft weinig werktijd meer over, dus misschien moeten vergaderingen maar afgeschaft worden? Dat is lastig, want er moeten toch belangrijke zaken besproken worden met het hele team… Hoe kun je zo effectief mogelijk vergaderen? Lees de tips!

Tip 1: Boek een geschikte locatie
Afhankelijk van de soort vergadering kunt u een ruimte boeken waar deze vergadering gehouden wordt. Voor een kleine vergadering met weinig mensen kan dit natuurlijk gewoon in een ruimte bij u op kantoor, maar het kan ook goed zijn om een externe ruimte te boeken. Dit zorgt voor meer inspiratie en wanneer u een belangrijke afspraak hebt die ver weg woont kan het goed zijn om tussen beide locaties in een ruimte te boeken. U kunt bijvoorbeeld terecht bij een vergaderruimte in Utrecht bij het Vechthuis, een mooie en inspirerende locatie in het midden van het land.

Tip 2: Zorg voor een agenda
Minimaal een dag voor de vergadering moet er een duidelijke agenda zijn opgesteld én rondgemaild aan alle deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden op wat er behandeld wordt en beperk je de onduidelijkheden over de te behandelen onderwerpen tijdens de vergadering tot een minimum.

Tip 3: Duidelijke communicatie
Dit begint al voor de vergadering: communiceer duidelijk hoe laat en in welke vergaderruimte de vergadering plaatsvindt. Is nog niet iedereen aanwezig op het afgesproken tijdstip? Begin toch met de vergadering. Als je elke keer wacht op telaatkomers gaat er ongemerkt aardig wat tijd verloren.

Tip 4: Timemanagement
Bedenk vooraf hoeveel tijd er beschikbaar is voor de vergadering en hoe die tijd globaal over de verschillende te behandelen punten verdeeld kan worden. Zorg ervoor dat er tijdens de vergadering niet te veel afgedwaald wordt van het onderwerp en dat er geen subdiscussies ontstaan. Trek tijdens een discussie over een agendapunt tussentijds conclusies, zodat iedereen weer met de neuzen dezelfde kant op staat en vanaf dat punt verder kan denken.

Tip 5: Heldere afspraken
Zorg dat er bij elk agendapunt een korte en duidelijke introductie over het onderwerp wordt gegeven en sluit elk punt af met een bondige conclusie. Eventuele afspraken of actiepunten die voortkomen uit de vergadering worden puntsgewijs in de notulen vermeld met daarbij de datum waarop het actiepunt afgerond moet zijn. Zo weet iedereen direct wat er van hem verwacht wordt en kan er bij de volgende vergadering op teruggekomen worden.

Op Intermediair.nl lees je nog 10 tips en 10 missers voor vergaderingen.