De overheid van een land is in feite een grote onderneming. Om het reilen en zeilen van een land in goede banen te leiden, moet er op vele fronten van alles georganiseerd worden. Daarvoor heeft de overheid veel mensen in dienst. Maar niet alles kan door de overheid zelf worden uitgevoerd. Er moeten bijvoorbeeld dienstverleners worden ingehuurd. Daarnaast heeft de regering voor het hele overheidsorgaan allerlei middelen nodig. Dit soort opdrachten aan de private sector gaan door middel van aanbesteding.
Aanbestedingstrajecten
Een aanbesteding is een procedure waarbij een bedrijf een behoefte bekend maakt en om offertes van bedrijven vraagt. Deze methode wordt meestal gebruikt voor grote projecten of bij de inkoop van een groot orderbedrag. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een dienstverlener van openbaar vervoer. Als het wagenpark moet worden vernieuwd kun je beter veel bussen tegelijk inkopen. Dit maakt de prijs per bus, normaal gesproken, voordeliger. Maar het kan ook gaan om een provincie die een nieuw stationsgebouw in een stad wil bouwen. Het gaat dan om miljoenen-projecten. Een aanbestedingstraject geeft grote bouwbedrijven de kans om in te schrijven. De overheid kan dan voor de beste aanbieding kiezen.
Aanbesteding door de overheid
Een aanbesteding door de overheid gaat vaak over (wegen-)bouwprojecten of de aanschaf van nieuw materiaal. Maar ook de dienstverlening om onderhoud te plegen. Bijvoorbeeld de Rijkswaterstaat die het onderhoud van de rijks- en provinciale wegen uitbesteed. Ander voorbeeld is de krijgsmacht die materieel nodig heeft. Vrijwel iedereen heeft weleens gehoord van het JSF-project. Het ministerie van Defensie heeft nieuwe Joint Strike Fighters besteld voor de Koninklijke Luchtmacht. De keuze voor een JSF is niet gemaakt zonder een aanbesteding waar ook andere aanbieders bij betrokken zijn geweest.
Inkoopkosten spreiden
Één van de doelen van een aanbestedingstraject is dat er wordt bespaard op de inkoopkosten. In plaats van het aanschaffen van een enkele auto, wordt er een betere prijs bedongen voor meer auto’s tegelijk. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe politieauto’s en voertuigen voor defensiebedrijven. Hoe meer voertuigen onderdeel van de order zijn, hoe meer de inkoopkosten worden gespreid. Daarmee kan de regering over een periode van meerdere jaren aanzienlijk geld besparen.
Overschrijding budget
Toch is het niet altijd een goedkope oplossing om opdrachten aan te besteden. Grote bedrijven troeven elkaar af in het zo goedkoop mogelijk aanbieden. Want dit soort grote orders zijn voor iedere onderneming niet alleen veel omzet, maar vaak ook een prestigekwestie. Wat er dan vaak voorkomt is dat niet alle kosten volledig worden meegenomen, om daarmee te besparen op het aanbestedingsbedrag. Als de opdracht later wordt uitgevoerd blijkt er vaak sprake te zijn van veel extra werk wat buiten het budget valt. Vrijwel iedereen kent wel een voorbeeld van een bouwproject dat uiteindelijk dubbel zoveel blijkt te kosten.
Leveren aan de overheid
Als je als ondernemer wilt leveren aan de overheid, kun je daar een goede omzet aan over houden. De overheid als klant is over het algemeen een goede betalende partij, en het levert meestal veel publiciteit op. De schaduwkant is wel dat er ook gepubliceerd wordt als het mis gaat. Daarnaast moet je waarmaken wat er tijdens de aanbesteding is vastgelegd. Toch is dit niet anders dan elders in het bedrijfsleven. Alleen dan zijn de gegevens meestal niet openbaar gemaakt.
Omdat de aanbestedingstrajecten van de overheid vaak om grote projecten gaan, moet je goed weten of je wel de juiste partij bent. De aanbestedingen zijn gunstig omdat het voor een grote winst kan zorgen. Keerzijde is dat je dus ook meer risico loopt. Daarnaast kan iedere misstap of overschrijding van budget, voor negatieve publiciteit zorgen.