Druk, druk, druk. Zeg jij dat wel eens, of ken je dat gevoel dat je altijd nog van alles te doen hebt? Vooral op het werk is dit voor veel mensen aan de orde van de dag. Net als je denkt dat je alles onder controle hebt, komt er iets anders tussendoor dat ook moet gebeuren, en meteen slaat de stress weer toe. Daarnaast is de werkvloer een voortdurende bron van afleiding die ervoor zorgt dat het moeilijk is om je te blijven focussen op je werk. Daarom geven we vijf tips die kunnen helpen om stress en concentratieverlies op kantoor te verminderen.
Plannen geeft rust
Prioriteiten stellen is van cruciaal belang in het kader van time management en het reduceren van stress. Maar om dat te kunnen, moet je wel in beeld hebben wat je er allemaal nog op je bordje ligt en wanneer het klaar moet zijn. Breng daarom eens in kaart wat er allemaal nog op je to do list staat en hoe lang je voor iedere taak nodig denkt te hebben. Wees royaal met het inschatten van de benodigde tijd, anders geef je jezelf nog meer stress dan je al hebt. Schat je het ruim in, dan kun je juist tijd inlopen. Plan je taken vervolgens in in een agenda in volgorde van deadlines, dus de taak die het eerst af moet je als eerste inplannen. Zo krijg je in beeld of je alles op tijd af kunt krijgen. Dat geeft rust. Komt er dan iets tussendoor, dan kun je meteen kijken of hier ruimte voor is in je schema. Betekent het dat je andere deadlines niet zou kunnen halen, maak dit dan bespreekbaar.
Ontsnap even aan je collega’s
Collega’s zijn natuurlijk hartstikke fijn om te hebben. Helemaal zonder zou het werkend leven behoorlijk saai maken. Maar als jij snel afgeleid bent, spelen jouw collega’s waarschijnlijk ook een rol in het feit dat jij de focus op je werk niet kunt vasthouden. Onderzoek daarom de mogelijkheden om je ergens terug te trekken als je je even ergens wilt kunnen concentreren. Wellicht is er al een flexplek ingericht op een rustigere plek. Anders kan er misschien een ingericht worden. Collega’s zouden hier immers ook van kunnen profiteren. Zo’n plek om je even te kunnen terugtrekken biedt jou de mogelijkheid om je te kunnen concentreren, en je collega’s hoeven dan ook even geen rekening met jou te houden, als ze dat überhaupt al deden.
Even geen berichtjes tussendoor
Bereikbaarheid en focus zijn twee zaken die moeilijk samengaan. Het is een lastig gegeven dat je altijd klaar moet staan voor je baas, je medewerkers, je collega’s of je klanten en tegelijkertijd geacht wordt om je werk gedaan te krijgen in een redelijk tijdsbestek. Ieder pushbericht en iedere notificatie die je ontvangt zijn een prikkel om je focus te verleggen van je werk naar je telefoon of je inbox. Als het niet nodig is dat je snel reageert, overweeg dan om een tijdje die pushberichten en notificaties uit te zetten, zodat je je even alleen maar kunt concentreren op het werk dat je af probeert te krijgen. Als het echt belangrijk is, belt men wel.
Wees duidelijk over je functieomschrijving
Soms komt het feit dat je overladen wordt op het werk doordat er een wildgroei ontstaat aan taken die al dan niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Met andere woorden: er worden meer zaken jouw kant op geschoven dan in feit onderdeel uitmaken van jouw functiebeschrijving. Het kan helemaal geen kwaad om het gesprek aan te gaan over wat nu eigenlijk wel en niet van jou verwacht mag worden. Daarbij kun je aangegeven dat de manier waarop het nu gaat meer werk oplevert dan één persoon redelijkerwijs kan doen. De oplossing is dan om de taken beter te verdelen of een extra medewerker aan te nemen.
Cursus time management
Het probleem van timemanagement is dat je het zelf in de praktijk moet brengen om er profijt van te hebben. Dat vergt ook een bepaalde discipline die je wellicht zonder begeleiding niet aangeleerd krijgt. Is dit voor jou het geval? Dan heb je wellicht behoefte aan een cursus timemanagement. In zo’n cursus krijg je handvaten aangereikt waarmee je structuur in je werkdag kunt aanbrengen die je meer rust gaat geven. Alleen sta je er niet helemaal alleen voor. Je krijgt de kans om alle trucs te oefenen en daar feedback op te krijgen. Zo heb je eerder het gevoel dat je op de juiste weg zit om je werktijd beter in te delen.
