Het is in Nederland toegestaan om je salaris- en personeelsadministratie manueel uit te voeren. Toch zetten steeds meer ondernemingen de stap naar softwareoplossingen, omdat dergelijke softwareoplossingen veel voordelen te bieden hebben. Ook voor jouw zaak kan salarisadministratiesoftware echt wel een meerwaarde zijn. Dat bewijzen onderstaande vijf redenen als geen ander.
Voortdurend onderhevig aan veranderingen
Het grote probleem van personeelsadministratie is dat er voortdurend wel wat wijzigt. Neem bijvoorbeeld de recente invoering van de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) of de verruiming van de WKR (Werkkostenregeling). Daarnaast ondergaan ook de cao’s wijzigingen, wat het extra ingewikkeld maakt indien er op verschillende groepen medewerkers verschillende cao’s van toepassing zijn. Reken ten slotte dan nog op interne mutaties waarbij medewerkers volgens interne regelingen in andere salarisschalen terechtkomen. Dergelijke wijzigingen zijn eigen aan de personeelsadministratie, maar maken het ook allemaal heel ingewikkeld. Zonder gepaste software verlies je veel tijd om dergelijke wijzigingen uit te werken, terwijl het risico op fouten alleen maar toeneemt. Salarisadministratiesoftware is altijd aangepast aan de actuele wet- en regelgeving en maakt wijzigingen eenvoudig mogelijk.
Besparen op de personeelsadministratie
De salarissen vormen vaak een erg groot deel van het budget van een onderneming, terwijl de bijhorende administratie eveneens veel uren vergt. Via salarisadministratie software is het echter mogelijk om een groot aantal taken te automatiseren. Dat gaat bijvoorbeeld niet alleen om de automatische verwerking van de salarissen, maar kan zelfs zo ver gaan dat het softwarepakket automatisch communiceert met externe instanties zoals verzekeraars, pensioenuitvoerders of de Belastingdienst. Je rekent bovendien naast de tijdsbesparing ook op een foutloze verwerking en communicatie.
Overzicht en inzicht
Softwaretools kiezen steeds voor een eenvoudig en gebruiksvriendelijk portaal dat het overzicht bewaart voor medewerkers en managers. Ze zijn ook vaak van een dashboard voorzien waarop de belangrijkste deadlines, ontwikkelingen, trends en cijfers zijn weergegeven. Hierdoor is het eenvoudiger om voortdurend het overzicht te bewaren. Indien het ook mogelijk is om gedetailleerde rapporten te generen, kan je het zelfs als een beleidsinstrument gebruiken.
Aangepast aan nieuwe werkmethoden
Steeds meer softwareontwikkelaars kiezen ervoor om de personeelsadministratiesoftware in de cloud in te richten. Daardoor is het overal en altijd bereikbaar, ongeacht of je nu op de trein, op kantoor of thuis bent. Zo hoeven medewerkers en managers niet op kantoor aanwezig te zijn om de administratie te raadplegen of wijzigingen door te voeren. Dit maakt thuiswerken en zelfroosteren mogelijk, terwijl het de personeelsadministratie ook helpt om te decentraliseren. Denk bijvoorbeeld aan HR-medewerkers die vanop de werf de personeelsadministratie uitvoeren en hierdoor dichter staan bij het personeel.
Veilige oplossing voor persoonlijke informatie
De personeelsinformatie is automatisch doordrenkt van persoonlijke gegevens. Het is belangrijk dat je dergelijke persoonlijke gegevens voldoende afschermt, zoals ook de recent ingevoerde AVG het benadrukt. Bij een manuele personeelsadministratie dien je zelf te investeren in beveiligingsmiddelen die lang niet altijd volstaan. Wanneer je daarentegen kiest voor een softwarematige oplossing komt die verantwoordelijkheid te liggen bij een derde leverancier die niet alleen beschikt over grotere budgetten, maar ook over een ruimere expertise om een waterdicht veiligheidsbeleid op poten te zetten. Hierdoor voorkom je hoge boetes, kwalijke schadeclaims en reputatieschade.