Menu
Bedrijfsvoering / Financiële dienstverlening / ICT

E-factureren waarom je hier in 2017 mee moet beginnen

Als je in- en verkoopt, diensten levert of welke vorm van zakendoen dan ook, je moet factureren. Het zal je niet ontgaan zijn dat steeds meer bedrijven facturen per e-mail gaan versturen. Digitaal dus, i.p.v. een papieren versie per post. Veel ondernemingen hebben hun werkwijze nog niet aangepast. De administratie procedures werken al jaren hetzelfde en men is nog niet toe aan verandering. Maar nu het is het moment om wel te gaan e-factureren.

Facturatieprogramma`s

Tegenwoordig maken niet alleen grote bedrijven gebruik van een facturatie programma. Ook de kleinere ondernemingen gaan hier steeds meer gebruik van maken. De eenvoud van het gebruik en de tijdwinst die dit oplevert is voldoende om er als zzp`er ook voordeel van te hebben. Nu is daarmee de stap naar e-factureren nog niet gezet, maar vrijwel alle programma`s bieden deze mogelijkheid. Moet je nog een keus maken, kies dan een programma dat een online factuur maakt. Vanaf februari 2017 komt er een gestandaardiseerd format die door geheel Europa zal worden erkend. Dit UBL format is de toekomst.

E-factureren

Met e-factureren gaan de meeste mensen er vanuit dat er een PDF bestand per e-mail naar de klant wordt gestuurd. Dit is echter een digitale bestand die door de ontvanger moet worden overgenomen in hun systeem. Met het op stapel staande UBL format, komt er een bestand dat vanuit jouw facturatie programma naar die van de klant wordt gestuurd. Het is de bedoeling dat dit zover gaat dat als jij akkoord geeft voor facturatie, dat de factuur als boeking in de software van de klant aankomt. Omdat o.a. de overheid vanaf 2017 verwacht dat de leveranciers gaan e-factureren is het nu hét moment om over te stappen.

Neem e-factureren op in je Algemene Voorwaarden

Facturen zijn in geval van geschillen juridische bewijsstukken. Als je overstapt van analoog naar digitaal factureren, is het goed dat je dit aangeeft in je Algemene Voorwaarden. Als er later discussie ontstaat moet je wel hebben aangegeven dat je digitaal factureert. Een e-factuur heeft namelijk digitale codes die door computersoftware wordt herkend, maar die niet zichtbaar zijn op de visuele versie. Moet je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden voor je webshop opstellen, dan moet dit wel vermeldt staan.

Waarom investeren in e-factureren?

Zoals genoemd zullen sommige bedrijven over moeten gaan op e-factureren omdat bijvoorbeeld de Rijksoverheid dit eist. Er zullen snel meer afnemers gaan volgen die dit van hun leveranciers gaan verwachten. Maar denk eens aan de besparing die het jouw onderneming op kan leveren. Nog steeds worden er tussen verzender en ontvanger discussies gevoerd over het wel of niet aankomen van facturen. Met e-factureren komt er een boeking in de software van de klant binnen. Dit biedt voor beide partijen zekerheid. Daarnaast ben je veel minder mankracht kwijt aan het ontvangen, inboeken en verwerken van facturen.

Alles om ons heen digitaliseert verder. We kunnen dit afwachten en kijken hoe het zich ontwikkelt. Maar omdat alle ondernemers met dit soort veranderingen te maken krijgen, kunnen we beter maar op tijd meedoen. Ook als kleine ondernemer kun je je voordelen uit dit soort ontwikkelingen halen. Hoe meer taken je zelf uitvoert, hoe beter het is als je minder tijd kwijt bent met administratie, zoals factureren.